Estrategias para reducir costos empresariales con DeskAlert. Toda empresa tiene componentes que se pueden medir de alguna manera. Cuanto más productiva y eficaz sea su organización, mejor se desempeñará financieramente.

 

Las organizaciones improductivas y de bajo rendimiento se quedan atrás de sus competidores y, en el peor de los casos, pueden dejar de existir por completo.

 

La comunicación interna es un aspecto esencial del negocio. Los empleados deben mantenerse informados y comprender los objetivos de la empresa para completar sus trabajos a tiempo. Pero, desafortunadamente, el sistema de comunicación interna en muchas organizaciones simplemente no está a la altura. En algunas empresas, la comunicación interna es deficiente. Mientras que en otros hay sistemas implementados, pero no están funcionando bien.

 

1. Sobrecarga de correo electrónico: ¿qué es y cuánto le está costando a su empresa?

 

Reducir costos empresariales. Un correo electrónico es una herramienta en la que muchas empresas confían para las comunicaciones internas, para enviar información importante a sus empleados. Desafortunadamente, en la oficina moderna, se ha convertido en un hecho de frustración para muchos empleados, ya que están abrumados con información constante como resultado del uso del correo electrónico.

 

Ha habido numerosos estudios en los últimos años sobre las ineficiencias de productividad causadas por el correo electrónico.

 

Se estima que el trabajador de oficina promedio recibe al menos 121 correos electrónicos todos los días. Muchos de estos no se abren ni se leen y pueden perderse y enterrarse en las bandejas de entrada, ya que es posible que el empleado simplemente no tenga tiempo para abrir o responder a cada nuevo elemento que llega a la bandeja de entrada.

 

time_spent_on_reading_emails-1 Un estudio de McKinsey encontró que el profesional de oficina promedio pasa alrededor del 28% de su día en el trabajo leyendo y respondiendo correos electrónicos, lo que equivale a 2.6 horas de cada día laboral.

 

Muchos correos electrónicos que se envían son correo no deseado corporativo o material de marketing.

 

Otras veces, pueden enviarse a toda la organización, como una notificación de interrupción de un programa de software en particular que solo debería haberse dirigido a un grupo específico de empleados. Muchos trabajadores CC o CCO en varias personas que no necesitan estar incluidos en el correo electrónico en primer lugar. Otras veces, alguien responderá a todos los CC en un correo electrónico con una respuesta breve e irrelevante como “¡gracias!”. Todos estos se suman, todos los días. 

 

La interrupción constante de la llegada de nuevos correos electrónicos distrae a muchos trabajadores y puede hacer que pierdan la concentración en la tarea que estaban realizando inicialmente cuando llegó el nuevo correo electrónico.

 

La investigación de Gallup descubrió que el correo electrónico era una de las mayores fuentes de interrupción en el lugar de trabajo que hace que los trabajadores se sientan como si no estuvieran completando las tareas de sus listas de “tareas pendientes” tan rápido como les gustaría cada día.

 

La investigación sugiere que un trabajador puede tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en volver a concentrarse por completo en la tarea original cuando ha sido interrumpido … uno de los peligros de nuestra cultura de trabajo moderna multitarea.

 

Una estimación más conservadora de la Universidad de Loughborough sugiere que los empleados pueden tardar al menos 64 segundos en volver a una tarea con la misma capacidad de atención que la dejaron después de ser interrumpidos por un nuevo correo electrónico.

 

Estas interrupciones constantes tienen un costo … el tiempo que dedican a los correos electrónicos es un tiempo que sus empleados no dedican a ocuparse del negocio principal de su organización … y, a menos que estén respondiendo consultas de ventas y respondiendo a los clientes, es probable que no estén ganando dinero. el negocio en esas horas desperdiciadas todos los días.

 

El Dr. Ian M. Paul, de la Facultad de Medicina Pediatra de Penn State, realizó recientemente un estudio sobre el correo electrónico y rastreó todos sus correos electrónicos durante un año académico. Descubrió que en ese tiempo recibió 2.035 correos electrónicos de distribución masiva que incluían 1.501 del centro médico, otros 450 de su departamento y 84 de la propia universidad.

 

Luego calculó que cada correo electrónico le tomó 30 segundos para leer y calculó el salario promedio de los médicos en su institución y determinó que el costo de la sobrecarga de correo electrónico equivalía a $ 1,641 por médico durante el año. La institución cuenta con más de 629 médicos en su personal, lo que significa que se gastó más de $ 1 millón en tiempo perdido.

 

• Cómo estimar lo que le están costando los correos electrónicos

 

 Sume la cantidad de correos electrónicos que se reciben en su organización todos los días. Considere la estimación más conservadora de 60 segundos perdidos para leer cada correo electrónico y multiplíquelo por el salario promedio. Esto le dará una idea conservadora de lo que le está costando el problema.

 

• Cómo reducir estos costos

 

Elija otras herramientas para brindar comunicaciones críticas dentro de su organización, como protectores de pantalla, notificaciones emergentes y tickers de escritorio.

 

Agregue muchos correos electrónicos que no son urgentes en un solo boletín informativo, lo que reduce la cantidad total de correos electrónicos enviados.

 

Fomente el uso de plataformas de proyectos y otras herramientas de colaboración, como una aplicación de comunicación para el personal, donde los empleados pueden optar por participar en los debates y compartir ideas.

 

Implemente reglas y políticas de correo electrónico donde los empleados no pueden enviar correos electrónicos a todo el personal, el uso de CC y CCO tiene parámetros estrictos y hay horas y días designados en los que no se pueden enviar correos electrónicos.

 

Trate de reducir la cantidad total de correos electrónicos internos en una cantidad determinada, como el 70 por ciento. Entonces, por ejemplo, si la sobrecarga de correo electrónico le cuesta a su organización $ 10,000 por año, puede ahorrar $ 7,000.

 

2. ¿Cuánto dinero está perdiendo en reuniones que consumen mucho tiempo?

 

Reducir costos empresariales. Las reuniones son un hecho a menudo inevitable en el mundo empresarial. Las reuniones son un tema divisivo … la gente las ama o las detesta. Aquellos que los detestan se resienten con ellos por perder el tiempo que podrían dedicar a otras cosas.

 

Según Atlassian, el trabajador de oficina promedio asiste a 62 reuniones en el trabajo cada mes … y se dedican alrededor de 31 horas a reuniones improductivas.

 

En la encuesta, el 47% de los encuestados dijeron que sentían que las reuniones eran la principal pérdida de tiempo en su oficina … y el 90% de las personas admitieron que pasaban tiempo en las reuniones soñando despiertos, mientras que el 73% dijo que hacían otro trabajo mientras estaban en un cita.

 

La reunión en sí no es el único tiempo que se pierde … un estudio de Clarizen / Harris Interactive encontró que el 67% de las personas dedican hasta 4 horas a la semana a prepararse para las reuniones a las que van a asistir.

 

Al igual que los correos electrónicos, el tiempo dedicado a estas reuniones tiene un costo. El estudio de Atlassian estimó que solo en los Estados Unidos, las reuniones innecesarias cuestan $ 37 mil millones en términos de salarios cada año.

 

Cómo estimar lo que le están costando las reuniones improductivas

 

Puede calcular esto utilizando la siguiente fórmula de análisis de costos de reuniones: determine el costo promedio de las horas de trabajo en su organización, multiplicado por el número promedio de empleados que participan en las reuniones, multiplicado por el número de reuniones.

 

• Cómo reducir estos costos, Reducir costos empresariales. 

 

• • Haga que las reuniones sean menos formales, por ejemplo, tenga reuniones breves de pie.
• • Estructurar las reuniones para que se centren en la resolución de problemas, tengan un contexto claro y trabajen para mejorar las relaciones.
• • Haga que sus otros canales de comunicación sean más efectivos.
• • Envíe una encuesta si necesita consultar a varias personas; puede llegar a un consenso sin que todos tengan que estar en la misma sala.

 

3. Rotación de personal y absentismo como resultado de malas comunicaciones internas

 

Reducir costos empresariales. Los empleados comprometidos se sienten positivos acerca de sus lugares de trabajo, se sienten incluidos y valorados y tienen más probabilidades de ser productivos.

 

Cuando los empleados no están comprometidos, no se concentran en su trabajo de manera adecuada, no les importan los resultados comerciales, es más probable que estén ausentes en un día determinado (o incluso presentes, pero “revisados” mentalmente) y, en última instancia, Empiece a buscar un mejor lugar para trabajar.

 

Hay muchos factores que contribuyen al compromiso exitoso de los empleados, y la comunicación interna es uno de ellos. Cuando desee que las personas se sientan incluidas, debe decirles cosas y no esperar que operen en la oscuridad.

 

Si bien la comunicación interna es solo un factor en el compromiso y mejorar el compromiso de los empleados debe ser un esfuerzo integral, todavía hay costos que asumir cuando no se hace bien.

 

• Cómo estimar lo que le está costando, Reducir costos empresariales.

 

A menos que sus empleados detengan el proceso de entrevista, es posible que no pueda saber cuántos quedan. Pero si tiene una alta rotación de personal, generalmente es porque hay un problema con la cultura de su organización.

 

¿Cuántas nuevas contrataciones ha tenido que contratar para reemplazar a los empleados que se han ido? Sume el costo asociado de reemplazar a estos empleados. Muchas de las nuevas contrataciones fallan dentro de los primeros 90 días, por lo que es posible que deba pasar por el proceso de contratación varias veces porque un empleado se ha ido.

 

Observe las tendencias en sus tasas de absentismo. ¿Está aumentando? ¿Cuántas horas se pierden por absentismo cada año? ¿Cuál es ese costo en salario?

 

¿Cómo se compara su organización con el resto de su industria? Por ejemplo, de acuerdo con el Informe Nacional de Retención de Atención Médica y Personal de Enfermeras Registradas, la tasa promedio de rotación del personal hospitalario es del 18,2%. La industria bancaria y financiera tiene una alta tasa de rotación del 18,6% según una encuesta de Compdata. Estas dos industrias son altas en comparación con otros sectores. ¿Lo estás haciendo mejor o peor?

 

• Cómo reducir estos costos

 

Reducir costos empresariales. Concéntrese más en impulsar el compromiso de los empleados, mejorar sus procesos de comunicación interna y fomentar una cultura de buena comunicación dentro de su organización.

 

Realice una encuesta de evaluación comparativa para determinar cuáles son los niveles de participación en su empresa y haga un seguimiento a intervalos regulares con las mismas preguntas para que pueda medir si alguna iniciativa de participación está teniendo el efecto deseado.

 

4. Costo del daño a la reputación y el mal servicio al cliente

 

Reducir costos empresariales. La comunicación ineficaz o inexistente dentro de una organización puede afectar la reputación de la organización con las partes interesadas externas, incluidos clientes, inversores y otros socios.

 

Por ejemplo, puede generar problemas con los clientes sobre lo que pueden esperar. También puede afectar resultados como la ejecución exitosa del proyecto.

 

Un estudio reciente del Project Management Institute encontró que las comunicaciones ineficaces dañaban la ejecución exitosa de un proyecto y en un tercio del tiempo eran el factor principal en el fracaso de un proyecto.

 

La Comisión Conjunta de Acreditación de Hospitales de EE. UU. Informa que en más del 70% de los casos, la causa principal de daño involuntario al paciente fue el resultado de una falla en la comunicación. 

 

• Cómo estimar lo que le está costando, Reducir costos empresariales.

 

 ¿Falló el proyecto? ¿Cuál fue el costo del proyecto?

 

¿Tiene errores que se cometieron? ¿Qué te costará arreglar?

 

¿Ha tenido problemas legales como resultado de una mala comunicación? ¿Cuál es el costo de las facturas legales y todo lo que haya tenido que pagar a otra parte como resultado de un litigio?

 

¿Ha sufrido daños a su reputación? ¿Están tus ventas bajas? ¿Por cuanto?

 

• Cómo reducir estos costos, Reducir costos empresariales.

 

Implementar buenas prácticas de comunicación e invertir en herramientas de comunicación interna en su organización y asegurarse de que forme parte de la planificación de cualquier proyecto ayudará a tenerlo presente y a que las personas rindan cuentas.

 

5. Costo asociado con comunicaciones de emergencia ineficaces

 

Reducir costos empresariales. Reaccionar a tiempo cuando hay una emergencia puede ayudar a su empresa de muchas maneras. Desde poder garantizar la seguridad de su recurso más importante, sus empleados, hasta qué tan bien su negocio se recupera después.

 

Tener sistemas y procesos sólidos para comunicarse en una emergencia puede ayudar a salvar vidas, ayudar a proteger los activos de su empresa y ayudar a mantener su reputación después.

 

Cuanto más rápido responda durante una emergencia, mejor para todos, incluido su balance final.

 

• Cómo estimar lo que le está costando, Reducir costos empresariales. 

 

Determine cuánto tiempo se ha perdido a causa de la crisis que ha afectado a su organización. Multiplique ese tiempo por el costo de los salarios.

 

Agregue cualquier otra pérdida, como infraestructura, la pérdida estimada de ventas. ¿Qué cubre el seguro? ¿Qué no es?

 

También puede tener costos legales y daños continuos a la reputación.

 

• Cómo reducir estos costos, Reducir costos empresariales.

 

Implemente protocolos de respuesta de gestión de emergencias de mejores prácticas dentro de su organización.

 

Practique simulacros, evacuaciones y otros ejercicios y escenarios para asegurarse de que todos los empleados comprendan lo que se requiere de ellos en caso de emergencia.

 

Tenga un sistema de notificación de última generación en el que pueda enviar alertas de emergencia con solo tocar un botón para ahorrar tanto tiempo como sea posible en caso de desastre.

 

Tenga un plan de continuidad comercial para asegurarse de que pueda volver a ponerse en funcionamiento rápidamente después de una emergencia.

 

Cómo puede ayudar DeskAlerts: Reducir costos empresariales.

 

Combata las fallas e ineficiencias de las comunicaciones internas en su organización con la plataforma DeskAlerts, un sistema de software multifuncional que lo ayuda a superar la sobrecarga y la fatiga del correo electrónico al enviar notificaciones emergentes directamente a los escritorios de los empleados, lo que reduce la cantidad de mensajes en sus bandejas de entrada.

 

DeskAlerts le ayudará a ahorrar dinero al hacer que sus procesos de comunicaciones internas sean más eficientes.

 

Se pueden enviar ventanas emergentes para comunicaciones más urgentes, pero se pueden usar otras funciones, como un flujo de noticias en cinta de teletipo con desplazamiento y protectores de pantalla, para entregar información importante que no es tan urgente.