¿La comunicación de su departamento de TI es eficaz?. Su departamento de TI puede tener profesionales dedicados y enfocados, pero ¿obtienen el reconocimiento que merecen? Después de todo, a menudo van más allá para ofrecer solo las mejores soluciones tecnológicas para su empresa. Por lo tanto, si no es así, esto puede deberse a una mala comunicación.

La gente suele pensar que la gente de TI es introvertida y “nerd”. Sumado a esto, creen que son tercos y se concentran en lo que necesitan hacer.

Estas creencias tienen algo de verdad en ellas. Sin embargo, al no garantizar una buena comunicación entre su departamento de TI y otros, usted da lugar a algo más que un problema de imagen. De hecho, es posible que su personal no confíe en ellos o no los tenga en cuenta como deberían.

Las buenas comunicaciones internas no solo pintan su departamento con mejores colores, sino que también crean conciencia. En este sentido, le permite a su empresa entender lo que hacen y lo que no hacen. De esta manera, usted puede aumentar la productividad de todos. Además, también ayuda a construir o mejorar las relaciones entre otros equipos.

Debido a todo esto, debe averiguar si tiene problemas de comunicación interna. Si es así, debe concentrarse en superarlos y mejorarlos ya que esto es vital. De esta forma, garantizará la mejor reputación para su departamento de TI.

Vea en dónde se encuentra actualmente

No tiene sentido seguir adelante a ciegas. Después de todo, no puede arreglar o mejorar algo si no sabe exactamente lo que necesita arreglar.

Entonces, para descubrir sus debilidades, puede comenzar con una encuesta. De esta manera, obtendrá comentarios sobre los esfuerzos de comunicación de su departamento de TI. En esta, usted le debe preguntar a sus empleados si:

• Entienden sus mensajes
• Envía sus mensajes con la suficiente frecuencia.
• Usa los canales correctos
• Otras cosas, como el tono de sus mensajes, están bien.

Con este tipo de comentarios, usted puede averiguar dónde lo está haciendo bien y dónde no. De esta manera, puede ver y corregir fácilmente sus errores, si los hay, y mejorar donde lo necesite.

Elabore un plan para el futuro, ¿La comunicación de su departamento de TI es eficaz?

Ahora es el momento de crear un plan de comunicaciones internas para el departamento de TI. Su objetivo con esto debería ser garantizar la comunicación más eficaz posible. Para ello, debe tener en cuenta que cada empresa es diferente y tiene sus propias necesidades únicas. Debido a esto, no puede confiar en una plantilla proforma sacada de Internet y esperar lo mejor. Esto no hará que sus problemas desaparezcan.

No obstante, las plantillas de Internet funcionan muy bien como guías. Además, también puede adaptarlas a las necesidades específicas de su empresa. En este caso, sobre sus problemas de comunicación interna.

Un plan de comunicaciones internas debe ser un documento dinámico que pueda revisar y adaptar de vez en cuando si es necesario. Por otro lado, también funciona como una hoja de ruta para su departamento de TI. De esta forma, pueden usarla para saber cómo y cuándo necesitan comunicarse con el resto de la empresa.

Su plan debe incluir:

• Un resumen de lo que quiere comunicar.
• Su (s) público (s) previsto (s). Cuando se trata del departamento de TI, es posible que deban llegar a diferentes audiencias. Por ejemplo, toda la empresa, una dirección, equipo ejecutivo, equipos de trabajo o proyectos, oficinas geográficas concretas, etc.
• Qué es lo que le gustaría decir a estos equipos. En este caso, debe averiguar los mensajes clave que desea comunicar con su (s) público (s).
• Las herramientas que utilizará para transmitir sus mensajes.
• ¿Quién es responsable de la entrega de la comunicación interna?
• ¿Cuándo ocurrirá la comunicación? ¿Será regular o según sea necesario o una combinación de ambos?

¿Son las herramientas que está utilizando las adecuadas para el trabajo?

Eche un vistazo a cómo se comunica con su empresa y sea brutalmente honesto. Pregúntese a usted mismo, ¿es esto lo que la gente quiere? ¿Esto funciona como debería?

¿Está descargando información en un sitio de intranet que nadie lee nunca? ¿O en algún lugar que nadie pueda encontrar? ¿Está enviando demasiados correos electrónicos? ¿La información es demasiado compleja y está llena de jerga? ¿Sus videos son demasiado largos y aburridos? ¿O ni siquiera estás llegando a tu audiencia?

Las mejores prácticas para las comunicaciones de su departamento de TI, ¿La comunicación de su departamento de TI es eficaz?

Consulte las mejores prácticas para las soluciones de comunicación del departamento de TI y averigüe si ya las usa. Algunos de estas son:

• Portales de autoayuda y preguntas frecuentes fáciles de encontrar con los problemas / preguntas de TI más comunes relevantes para su empresa en algún lugar de su sitio de intranet.
• Sistemas de tickets buenos y confiables en su mesa de ayuda. Aquí es donde se registran todas las interacciones y respuestas para cada trabajo. De esta forma, el cliente no necesitará repetirse, ni tampoco su helpdesk. Como resultado, no perderá tiempo y evitará respuestas contradictorias. Además, esto también incluye tener respuestas preescritas / automatizadas en aras de la coherencia y la claridad.
• Utilice todas las tecnologías disponibles, como enviar un SMS a los empleados que trabajan fuera de la oficina. 
• El contenido de video gobierna todas las formas de contenido, pero esto no significa que deba exagerar. Después de todo, nadie se sentará a ver videos largos y aburridos. Debido a esto, debe crear piezas de contenido breves e informativas.
• Piense en invertir en un innovador sistema de software de comunicación interna como DeskAlerts. Esta es una herramienta increíble que puede utilizar para enviar notificaciones emergentes a todo su personal. Lo bueno de esto es que los enviará directamente a sus pantallas de escritorio. Además, lo hace de tal manera que su personal no tendrá otra opción que abrirlas.

Entonces, como puede ver, este último punto es una excelente manera de transmitir su mensaje. Además, ofrece muchas funciones complementarias como:

• Cinta de teletipo con desplazamiento
• Fondos de pantalla y salvapantallas corporativos
• Aplicaciones para smartphones
• Mensajes SMS para mejorar aún más sus esfuerzos de comunicación interna.

Esfuércese por la mejora continua

Digamos que lanza su nuevo plan de comunicaciones internas. En este caso, debe tener en cuenta que el trabajo no se detiene aquí. Puede ser necesario un poco de prueba y error y algunos ajustes para obtener la mezcla correcta.

Su primer estudio sobre el estado actual de las comunicaciones internas de su empresa debe crear una línea de base con la que pueda comparar. Además, puede volver a enviar su primera encuesta a todo su personal de vez en cuando. De esta manera, podrá comparar resultados y averiguar si ha habido una mejora o, por el contrario, un revés.

Con comentarios y datos continuos, puede esforzarse por seguir mejorando su comunicación interna