Herramientas de comunicación interna en una organización: las mejores para 2022

Los profesionales de la comunicación siempre están buscando formas nuevas y mejoradas de impulsar y mejorar sus esfuerzos para garantizar que lleguen a los empleados de la manera más efectiva posible, ya que la comunicación interna en una organización es crucial para el buen funcionamiento y crecimiento de la misma.

Atrás quedaron los días en que solo los memorandos escritos a máquina, las llamadas telefónicas, los carteles y las reuniones del personal eran las formas en que la administración y los empleados se comunicaban entre sí. Los lugares de trabajo digitales conectados ahora tienen una gama de diferentes herramientas de comunicación interna de la empresa, gracias a los avances en la tecnología, donde los empleados pueden participar en varios canales.

Por qué necesitas las mejores herramientas de comunicación corporativa

Tener las mejores herramientas de comunicación interna en su kit significa que su lugar de trabajo funcionará mejor, tendrá menos errores, estará unificado y tendrá niveles más altos de compromiso y moral. Cada paso que das hacia la mejora de las comunicación interna es positivo.

¿Qué herramientas tiene actualmente en su kit de comunicación interna? Estas son algunas de las herramientas de comunicación más populares que otras compañías utilizarán en 2022 … ¿Son adecuados para ti? Comunicación interna en una organización.

1. Boletines internos

Los boletines internos siguen siendo una de las herramientas de Comunicación interna en una organización más populares en el lugar de trabajo. Le permiten agregar y cotejar contenido y entregar información menos urgente a intervalos establecidos. Es un método de comunicación de bajo costo: en general, se envían por correo electrónico, que es algo a lo que todos los empleados tienen acceso de todos modos.

Un boletín interno bien diseñado, bien escrito y llamativo puede ayudarle a compartir información importante internamente y construir una cultura de equipo positiva.

Pros: Barato y fácil de producir y enviar.

Contras: La sobrecarga de correo electrónico puede resultar en tasas de apertura reducidas y se pierde información importante.

2. Mensajería instantánea

Los sistemas de mensajería instantánea permiten a sus empleados comunicarse entre sí al instante y enviarse textos, vídeos, enlaces o fotos entre sí, ya sea que se sienten en el mismo escritorio o en cualquier parte del mundo. Las personas están acostumbradas a comunicarse en sistemas similares en sus vidas personales, ya sea a través de mensajes de texto, Facebook Messenger o Whatsapp y, a menudo, se sienten cómodas con el estilo de comunicación más informal y rápido de la mensajería instantánea.

Pros: Instantáneo, más rápido que enviar correos electrónicos de ida y vuelta. Menos disruptivo.

Contras: Necesita que todos usen activamente la herramienta y participen. No es tan bueno para discusiones de grupos grandes, o una comunicación más formal.

3. Intranet

Las intranets son una de las herramientas de comunicación interna más comunes en el lugar de trabajo. Son esencialmente un almacén de conocimientos, noticias, documentos y actualizaciones a los que los empleados pueden acceder a una amplia gama de temas.

Pros: Una forma correcta de compartir conocimientos y archivos con acceso restringido y garantiza que tenga una base de conocimientos corporativa.

Contras: Puede llegar a ser demasiado expansivo. La información puede ser difícil de encontrar. Es posible que los empleados ni siquiera sepan cuándo hay una actualización importante.

4. Herramientas de colaboración en equipo

El software de colaboración ayuda a mantener las comunicaciones de su equipo en un solo lugar. Es particularmente útil para trabajar en proyectos, así como para compartir conocimientos con otras áreas de la organización. También pueden ser útiles en su kit de herramientas de comunicaciones internas cuando tiene trabajadores remotos o miembros del equipo del proyecto ubicados en diferentes ubicaciones geográficas.

Durante la pandemia, el software de colaboración se ha utilizado más ampliamente que antes, ya que ha ayudado a los equipos a mantenerse cohesionados mientras trabajan de forma remota. Se prevé que esta mayor aceptación continúe.

Pros: Evita correos electrónicos innecesarios, interactivo y fomenta un flujo de información bidireccional. Mejor gestión de proyectos. Aumento de la eficiencia y la productividad.

Contras: Puede ser difícil hacer la transición. Algunos miembros del equipo pueden continuar enviando correos electrónicos y no adoptar completamente.

5. Blogs

Los blogs internos generalmente se encuentran en el sitio de intranet de una organización y pueden convertirse en una de las mejores maneras de fomentar la discusión. Puede haber un enfoque de arriba hacia abajo para la comunicación en algunas empresas donde el blog está escrito solo por el CEO y / o altos ejecutivos. En otras situaciones, podría ser una oportunidad para que expertos en la materia de toda la organización compartan información, opiniones y soluciones a problemas de manera conversacional.

Pros: Útil para compartir información, anuncios importantes, reforzar políticas y procedimientos y abordar preguntas frecuentes. Promueve discusiones y conversaciones significativas.

Contras: Debe actualizarse regularmente para ser una de las herramientas de comunicación más significativas en el lugar de trabajo. Puede que no sea fácil de localizar en la intranet. Puede que no se lea ampliamente.

6. Redes sociales corporativas

Los empleados están acostumbrados a usar las redes sociales en sus vidas personales para compartir información con amigos, y usarlas con fines laborales es un paso lógico para muchos. Hay algunas plataformas especialmente diseñadas que solo se pueden usar dentro de una empresa (como Yammer) y otras veces las empresas pueden usar redes sociales establecidas como Facebook. Como parte del conjunto de herramientas de comunicaciones internas, estas son formas de compartir información y colaborar de manera rápida e informal.

Pros: La información se puede compartir rápidamente. La integración de las redes sociales puede ser gratuita o barata.

Contras: Incluso en esta época, no todos tienen redes sociales. Algunos empleados serían reacios a vincular cuentas personales de redes sociales a su empresa y no verían estas plataformas como herramientas de comunicación interna y no sería su primer puerto de escala para encontrar información. 

7. Video chat

El video es particularmente útil para las comunicaciones internas en grandes empresas, o empresas distribuidas en diferentes ubicaciones geográficas. Es una de las mejores maneras que permite a los compañeros de trabajo en diferentes oficinas hablar cara a cara a pesar de que pueden estar a muchas millas de distancia, o incluso al otro lado del mundo.

Durante la pandemia de COVID-19, el software de video chat ha permitido a los colegas continuar teniendo conversaciones cara a cara mientras trabajan de forma remota o reunirse como un grupo cara a cara cuando el distanciamiento social y otras restricciones hacen que las reuniones en persona sean imposibles.

Pros: Ahorra en costos de viaje. Ahorra tiempo de viaje, lo que significa que las personas pueden ser más productivas. Construye un entorno de equipo más colaborativo. Es más flexible que las reuniones tradicionales.

Contras: Los problemas tecnológicos a veces pueden dificultar su uso, como conexiones lentas a Internet o instalaciones y equipos deficientes.

8. Transmisiones de video

Cuando tiene que hacer un anuncio oficial importante, su CEO u otros ejecutivos no pueden estar en todas las oficinas de una gran empresa a la vez. Su oficina corporativa puede tener reuniones regulares de personal que las personas en los puestos de avanzada regionales se pierden y no pueden asistir. Una buena manera de mantener a los empleados informados es transmitir este tipo de eventos para que todos puedan ver y escuchar, independientemente de dónde se encuentren. 

Pros: Relativamente barato y fácil de implementar siempre que tenga la mejor calidad de cámara y equipo de sonido. Los problemas de zona horaria se pueden superar grabando transmisiones y poniéndolas a disposición más adelante.

Contras: Estas herramientas de comunicación empresarial pueden no resolver problemas cuando hay barreras lingüísticas. Algunos empleados móviles pueden carecer del ancho de banda en los planes de Internet para ver largas transmisiones de video regularmente.

9. Software de alerta para comunicaciones importantes

DeskAlerts es un sistema de software de comunicación interna con muchas características que pueden entregar instantáneamente mensajes críticos a las computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas de los empleados utilizando varios canales, captando la atención de los usuarios rápidamente. 

Pros: Una de las herramientas de comunicación más versátiles en el lugar de trabajo. Muy bueno si tiene un presupuesto limitado y no quiere comprar múltiples paquetes de software. Evita el sistema de correo electrónico y corta todo el ruido digital y el desorden en la vida laboral diaria de los empleados.

Contras: Si tiene un lugar de trabajo único sin computadoras, teléfonos o tabletas, no podrá usarlo.

10. Herramientas de vinculación de equipos

Las herramientas que ayudan a su equipo a conocerse mejor pueden fomentar una mayor colaboración e intercambio de conocimientos. 

Pros: Fomenta el compartir. Construye una cultura de equipo. Crea niveles más altos de compromiso.

Contras: Muchos introvertidos lo odiarán y no optarán por participar a menos que sean forzados. Si su lugar de trabajo es predominantemente introvertido, puede que no sea una buena herramienta.

11. Encuestas

La comunicación interna no es todo unidireccional. Para que tenga éxito, debe haber algunas herramientas en su kit de herramientas de comunicación interna destinadas a la comunicación bidireccional entre la gerencia y los empleados. Y una manera perfecta de hacerlo es a través de encuestas. Las encuestas pueden ayudar a determinar las perspectivas de los empleados sobre muchos aspectos de su empresa. Luego puede tomar medidas para cambiar las cosas y luego volver a realizar una encuesta en una fecha posterior para tener datos que muestren si sus medidas tuvieron éxito o no.

Pros: Fácil de implementar, especialmente si tiene una herramienta de comunicación todo en uno como DeskAlerts. El software de encuestas hace los cálculos matemáticos por usted, lo que le quita mucho trabajo duro en comparación con las encuestas en papel. La naturaleza anónima de las encuestas puede brindarle una mejor retroalimentación de los empleados que pueden ser reacios a compartir sus puntos de vista de lo contrario.

Contras: Si las preguntas no son específicas, no obtendrá respuestas significativas. Si los empleados sienten que no escuchas lo que te dicen en las encuestas, es posible que sean reacios a completar futuras encuestas.

12. Foros

Los foros de discusión han sido parte de Internet durante mucho tiempo. Antes del auge de las redes sociales, eran una de las formas más populares en que las personas se comunicaban sobre casi cualquier tema. Los “hilos” de discusión permiten que varias personas hagan preguntas, compartan opiniones, obtengan comentarios y resuelvan problemas.

Pros: La mayoría del software de intranet tendrá una forma de integrar esto fácilmente. Permite a los empleados ser más colaborativos y resolver problemas juntos sin salir de la empresa en busca de ayuda con problemas internos.

Contras: Puede necesitar ser moderado, lo que significa que tomará más recursos.

13. Podcasts

Los podcasts están disfrutando de mucho éxito en este momento, con muchas personas sintonizando con ellos para el disfrute personal o el desarrollo profesional. Las personas están acostumbradas a escucharlos mientras trabajan, viajan o incluso en su tiempo de inactividad mientras se relajan. Los podcasts son mejores que el video porque puedes escuchar mientras conduces, por ejemplo. Comunicación interna en una organización

Pros: Relativamente fácil de producir y distribuir. Supera los problemas asociados con un vídeo.

Contras: No todo el mundo querrá escuchar podcasts. Se utiliza mejor junto con otros métodos de comunicación interna.

15. Señalización digital

Cuando tiene otras pantallas en toda su empresa, como pantallas de televisión en salas de espera o cocinas del personal, son bienes raíces valiosos donde podría estar comunicando noticias de la empresa, recordar a las personas sobre los próximos eventos, reforzar otros mensajes como recordatorios de seguridad y privacidad, o mostrar sus valores a una audiencia cautiva.

Pros: Fácil de usar. Capitaliza las pantallas que de otro modo no se usarían en absoluto, o sólo en raras ocasiones.

Contras: Puede ser visto por los visitantes de la empresa por lo que no es útil para información segura o confidencial. No es bueno para la comunicación de formato largo sobre temas complejos.

Entonces ¿Cuáles son las mejores herramientas de comunicación para los empleados en el lugar de trabajo? 

Cada lugar de trabajo tiene sus propias necesidades. Las herramientas más importantes para la comunicación de los empleados en cualquier lugar de trabajo son aquellas que se integrarán fácilmente con los sistemas y procesos que se utilizan dentro de ese entorno, y también serán adecuadas para el tipo de trabajo que se realice. Como mínimo, es importante tener correo electrónico, intranet, aplicaciones de empleados y notificaciones.