Cómo redactar una propuesta que justifique su inversión en un sistema de alerta. Así que ha decidido que su empresa necesita invertir en un sistema de alerta que le ayude a mejorar las comunicaciones internas. Ha realizado la investigación y la ha reducido a algunos proveedores diferentes. Pero no puede simplemente comprar uno sin realizar el proceso correcto.

 

En la mayoría de las organizaciones, cuando planea realizar una compra importante, deberá producir una propuesta de financiamiento que se presenta al área responsable de la asignación de presupuestos y finanzas.

 

Su caso de negocios o propuesta de financiamiento es un argumento para “vender” la importancia de lo que está tratando de adquirir, destacando cómo funciona y qué beneficios traerá a la organización. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo puede crear una gran propuesta de inversión y asegurar la financiación de los responsables de la toma de decisiones adecuados para obtener un sistema de alerta, como DeskAlerts, para su organización.

 

También puede descargar una plantilla de propuesta de inversión gratuita para soluciones de alerta (MS Word):

 

Plantilla de propuesta de inversión gratuita

 

• Antecedentes del proyecto:

 

Aquí debe explicar el objetivo y los objetivos del software en el que desea invertir. Por ejemplo:

 

El equipo de comunicaciones propone invertir en un sistema de software que proporcionará a la organización un sistema de alerta que puede enviar mensajes instantáneamente a las pantallas de las computadoras de los empleados con importantes comunicaciones corporativas y garantizar que la información importante se comparta de manera más efectiva.

 

Este sistema permitirá al equipo enviar mensajes en tiempo real de muchas formas, incluidas notificaciones emergentes, protectores de pantalla y un teletipo de noticias con desplazamiento. El sistema se puede configurar para enviar mensajes a toda la empresa o grupos de usuarios específicos.

 

El departamento de TI estaría involucrado en la configuración del sistema, sin embargo, la gestión diaria del software, incluida la elaboración y distribución de la mensajería, sería competencia del equipo de comunicaciones.

 

El sistema sería útil para otras partes de la organización, como la alta dirección, los recursos humanos y TI cuando necesitan comunicarse con toda la empresa y el equipo de comunicaciones podría ayudar a facilitar eso.

 

• Contexto estratégico: Inversión en un sistema de alerta
  

 

Aquí debe explicar el problema que busca resolver. Por ejemplo:

 

Hasta la fecha, nuestra organización se ha basado en el correo electrónico para las comunicaciones internas, que es una herramienta poco confiable para enviar información. La mayoría de los correos electrónicos nunca se abren y el sistema de correo electrónico requiere que alguien abra y lea el nuevo mensaje para recibir la información.

 

Un sistema de alerta proporciona una alternativa rápida y altamente confiable al correo electrónico.

 

Las notificaciones se envían directamente a las pantallas de las computadoras como ventanas emergentes o mediante el indicador de desplazamiento. Estos no se pueden perder ni ignorar, como los correos electrónicos. Esto significa que se puede ver información urgente de manera que las personas pueden actuar de acuerdo con la situación. Si se elige la función de protector de pantalla, los mensajes se enviarán directamente a la pantalla de cada empleado.

 

Existe la posibilidad de que se envíen mensajes, lo que significa que los empleados no perderán información y anuncios importantes; también se puede utilizar como un sistema de notificación de emergencia. Los mensajes pueden ser campañas de comunicación independientes o pueden reforzar otras campañas de mensajería y comunicación que se están llevando a cabo a través de otros canales.

 

Los mensajes se pueden enviar a toda la empresa o solo a grupos específicos. Por ejemplo, tendríamos la capacidad de enviar a equipos de trabajo específicos o a todo el personal en una ubicación de oficina en particular.

 

• Plazos de tiempo: Inversión en un sistema de alerta
  

 

Aquí debe crear un cronograma de entrega de esta solución de software. Por ejemplo:

 

• Se propone que si la financiación tiene éxito, el sistema de software preferido pasará por el proceso de adquisición habitual.

 

• El departamento de TI instalará, configurará y probará el sistema antes de implementarlo en toda la empresa.

 

• El equipo de Comunicaciones crearía protocolos y políticas sobre cómo se utilizará el software como herramienta de comunicación interna, sobre los procesos de creación y aprobación.

 

•  Se espera que este proceso  se demore xx meses.

 

• Beneficios: Inversión en un sistema de alerta
  

 

Aquí debe describir cuáles serán los beneficios específicos para su organización. Por ejemplo:

 

• La solución de software ayudará a mejorar las comunicaciones en toda la organización.

 

• La mejora de las comunicaciones es fundamental para el éxito, de modo que los empleados puedan comprender lo que se les exige. También ayuda a reducir el riesgo de que se cometan errores.

 

• La comunicación mejorada es mejor para la productividad y la rentabilidad, además de impulsar los niveles de compromiso de los empleados.

 

• Opciones: Inversión en un sistema de alerta
  

 

Aquí debe describir las opciones que está proponiendo. Por ejemplo:

 

• El paquete de software a) incluye (enumerar funciones) y está disponible para (x número de usuarios) a un costo anual de (precio).

 

• El paquete de software b) incluye (enumerar funciones) y está disponible para (x número de usuarios) a un costo anual de (precio).

 

• El paquete de software c) incluye (enumerar funciones) y está disponible para (x número de usuarios) a un costo anual de (precio).

 

Resume la opción preferida del resto. ¿Cuáles son sus beneficios en comparación con las otras opciones y cómo se adapta mejor a las necesidades específicas de su organización?

 

• Riesgos:

 

Aquí tendrá que señalar las posibles consecuencias negativas de tener el software y también de no tenerlo. Esto incluye comunicación, impacto en los otros departamentos, problemas de recursos, etc. Deberá escribir estos riesgos específicos para su organización de acuerdo con sus necesidades particulares.