Innatos - 5 consejos para evitar que los empleados ignoren sus mensajes

5 consejos para evitar que los empleados ignoren sus mensajes. La sobrecarga de información es un desafío que muchas organizaciones de todo el mundo deben superar para comunicarse de manera eficaz con sus empleados.

 

Trabajar hoy en día significa que los empleados tienen más fuentes de información que compiten por su atención que nunca, tanto en el trabajo como en el hogar. Son bombardeados por demasiada información y, como resultado, pierden los mensajes por completo.

 

Otro ejemplo son los correos electrónicos cuando las personas reciben más mensajes en sus bandejas de entrada en un día que los que pueden abrir, leer y responder. Es posible que se pierda información importante y esto puede traer algunos problemas para la empresa.

 

La comunicación es esencial para los negocios. Mantener informados a todos los empleados significa que todos están en sintonía y pueden trabajar en equipo. Se dan buenas directivas, se cometen errores menores y puede existir confianza y responsabilidad.

 

Muchas organizaciones están utilizando software de alerta como herramienta para lidiar con la sobrecarga de información. Hay muchas aplicaciones de software de alerta en el mercado, basadas en el envío de notificaciones emergentes a las pantallas de las computadoras de los empleados.

 

Los mensajes están diseñados para verse de manera molesta y aparecen independientemente de la otra tarea informática en la que esté involucrado el empleado en ese momento, y no se pueden omitir, ignorar ni minimizar. 

 

Evitar la fatiga por alerta

 

Pero incluso con un sistema de alerta, ¿cómo puede estar seguro de que sus empleados no sufren fatiga por alerta? ¿Qué sucede cuando se acostumbran a ver aparecer la ventana emergente en sus pantallas cuando están ocupados y hacen clic fuera de la ventana emergente o la minimizan sin leer el contenido?

 

Quizás cuando las alertas son regulares, las personas pueden acostumbrarse a ellas y no las leerán correctamente porque sacan conclusiones precipitadas y asumen que saben lo que dirá la alerta sin leerla.

 

Eso es lo que le sucedió a un gran hospital con más de 132,000 casos de pacientes hospitalizados y de cirugía ambulatoria y más de 580,000 citas ambulatorias cada año. El hospital utiliza software de alerta porque tienen que llamar la atención sobre información crítica. Sin embargo, limitan el uso para evitar la fatiga por alerta.

 

La gerencia comienza a quejarse de que el personal ignora sus alertas y no saben cómo solucionar el problema. Entonces, buscaron posibles soluciones.

 

Aquí hay cinco formas en que podrían superar la fatiga de las alertas con software de comunicación interna.

 

  1. Usa diferentes skins para diferentes temas, evitar que empleados ignoren sus mensajes 

 

Crea skins para tus notificaciones. Son diseños predefinidos que puede seleccionar para enviar una notificación a sus empleados. Las skins pueden tener diferentes apariencias y pueden alinearse con su marca. Las empresas utilizan diferentes aspectos para sus mensajes como parte de sus comunicaciones.

 

También puede tener diferentes diseños para diferentes temas, como educación y capacitación del personal, eventos corporativos, inventario, nómina, etc.

 

También se pueden diseñar skins específicas para cualquier comunicación externa. 

 

Los empleados comprenderán de inmediato si deben prestar atención a este mensaje en este momento o pueden hacerlo más tarde. Y no se ignorarán las alertas más urgentes.

 

  1. Utilice diferentes aspectos para diferentes fuentes de información.

 

Los diferentes colores y diseños también podrían diferenciar entre los departamentos, o simplemente diferenciar entre temas. Algunos sistemas de alerta, como DeskAlerts, se pueden integrar con muchos otros sistemas que utilizan las empresas para que los mensajes se transmitan al personal. Además, se podría desarrollar una skin personalizada para hacer que los mensajes de esa fuente sean identificables.

 

También puede tener diferentes diseños para diferentes temas, como educación y capacitación del personal, eventos corporativos, inventario, nómina, etc.

 

También se pueden diseñar skins específicas para cualquier comunicación externa.

 

integrado con muchos otros sistemas que utilizan las empresas para que los mensajes se difundan al personal. Además, se podría desarrollar una máscara personalizada para que los mensajes de esa fuente sean identificables.

 

  1. Utilice tickers de desplazamiento, evitar que empleados ignoren sus mensajes 

 

Los tickers de desplazamiento son una banda de texto en movimiento, como un ticker que aparece en las transmisiones de noticias en la televisión, que contiene información sobre varios temas.

 

Puede ayudar a prevenir la fatiga de las alertas si tiene políticas establecidas sobre qué tipos de mensajes son lo suficientemente graves / importantes como para enviarse mediante una notificación emergente y colocando todos los demás tipos de comunicaciones de los empleados en un ticker de desplazamiento.

 

Esto puede incluir cosas como interrupciones menores o actualizaciones de situaciones, las personas no se ven interrumpidas y, por lo tanto, es menos probable que tengan fatiga por alerta. Además, están acostumbrados a los nuevos tickers y por eso comprenderán intuitivamente la naturaleza de los mensajes. 

 

  1. Alertas que bloquean la pantalla.

 

Esta opción solo debe usarse en circunstancias excepcionales, pero existe un mecanismo mediante el cual una alerta puede bloquear la pantalla completa de un empleado para que no pueda hacer clic fuera de ella fácilmente.

 

Estas alertas bloquean la pantalla durante todo un minuto y la computadora no se puede usar para nada más durante ese tiempo.

 

Se puede usar durante una emergencia, por ejemplo, cuando necesita que las personas presten atención porque la vida y la seguridad están en riesgo.

 

Otra forma en que se puede utilizar es como un arma contra los ataques de phishing: cuando el usuario recibe algo malicioso que el firewall no ha podido detectar, puede enviar alertas en pantalla completa con un mensaje como “NO HAGA CLIC EN ESTO”, lo que guarda su toda la organización de una posible infección.

 

Siempre hay muchas interrupciones durante la jornada laboral; vale la pena un minuto entero en el esquema de las cosas, especialmente cuando la razón para bloquear la computadora es evitar consecuencias negativas.

 

  1. Preste atención a lo que dicen sus mensajes, evitar que empleados ignoren sus mensajes 

 

Innatos - comunicaciones internas con DeskAlertsComunicarse por comunicarse en cualquier medio, y mucho menos en un canal de alerta, no es una buena práctica.

 

Tus comunicaciones deben tener un objetivo claro. Si contienen información irrelevante o están escritos de una manera difícil de entender, pueden perder interés cuando reciban mensajes futuros. 

 

Por ejemplo, en el caso del hospital, cuando entienden claramente, más no significa mejor, y era evidente limitar el uso de alertas solo a los casos en los que se necesitaba compartir información importante.

 

Todas las funciones mencionadas están disponibles para los clientes de DeskAlerts. Por ejemplo, el equipo interno de diseño y desarrollo de DeskAlerts produce y carga máscaras de DeskAlerts y las almacena para que se puedan incluir con éxito en cualquier actualización de software.

 

Póngase en contacto con nuestro equipo para obtener más información.

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