Cómo elegir un software de comunicación organizacional

Cómo elegir un software de notificación masiva: comparación
¿Está preparado para manejar una emergencia en su organización? Como empresa, debemos asegurarnos que las personas obtengan la información correcta de manera oportuna puede significar la diferencia entre la vida y la muerte. Invertir en un software de comunicación organizacional de emergencia masiva es una de las mejores opciones que puede tomar para mantener a sus empleados seguros en caso de una  situación potencialmente mortal. Pero con tantos productos diferentes en el mercado, debe hacer una comparación del sistema de notificación de emergencia para determinar la mejor opción para su organización.

En un mundo en el que las personas están cada vez más abrumadas con demasiada información debido a la sobrecarga de correo electrónico y al tener que participar en múltiples plataformas de redes sociales, puede ser difícil mantenerse al día. No puede esperar que las personas encuentren su información simplemente porque usted la pública: especialmente en el espacio de comunicaciones de emergencia. Necesita una forma de atravesarlos y llegar a ellos al instante, sin importar dónde se encuentren o qué están haciendo.

Invertir en software de comunicación podría ser la solución adecuada para su organización. En general, estos sistemas enviarán mensajes directamente a los empleados en sus computadoras u otros dispositivos, como teléfonos móviles y tabletas. Están diseñados para no pasar desapercibidos y llamar la atención, lo que garantiza que los mensajes importantes no se pierdan ni se ignoren.

Sistema de notificaciones: ¿qué debe buscar?

TIPO DE LICENCIA

¿Tendrá una licencia perpetua, lo que significa que una vez que compre el software, técnicamente su organización será “propietaria” de él? ¿O es un modelo de suscripción que significa que tiene costos recurrentes (mensuales, anuales, etc.)?

Hay ventajas y desventajas para ambos tipos de licencias. Por ejemplo, es posible que las licencias perpetuas solo tengan soporte del proveedor de software durante un número limitado de años, mientras que el modelo de suscripción puede tener soporte continuo.

Solo usted puede estar seguro de qué Software de comunicación organizacional se adaptará a las necesidades individuales de su empresa.

SOPORTE DEL VENDEDOR

Como se mencionó, el soporte podría estar vinculado a la concesión de licencias. Hay otros factores a considerar con el apoyo. ¿La compañía de software ofrece soporte? ¿Es gratis? ¿Tiene que pagar extra para recibir soporte continuo? ¿Es algo a lo que puede acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin importar en qué parte del mundo se encuentre, o solo está disponible de 9 a 5 en una zona horaria en particular? Hay muchas variables a considerar como parte de la comparación de su sistema de notificación masiva y dependen de sus necesidades.

INTEGRACIÓN DE SOFTWARE

Verifique las especificaciones y determine si el software se integrará fácilmente con su entorno comercial específico o requerirá mucho trabajo para instalarlo y configurarlo. ¿Se requerirá mucho trabajo en curso para mantenerlo?

¿El software está basado en la nube o tiene que estar en sus servidores? ¿Eso se alinea con sus propias prácticas y políticas comerciales?

¿Se puede integrar fácilmente el software con otros sistemas que tenga instalados, como un software que ya envía notificaciones o sistemas de advertencia y sirenas?

SISTEMA DE EMERGENCIA

Hay muchos proveedores diferentes de sistemas de notificación de emergencia que ofrecen una gama de productos con diferentes funcionalidades. Muchos sistemas de notificación masiva están diseñados solo para usarse como un sistema de alerta de emergencia. Y muchos otros se pueden usar para comunicarse durante emergencias junto con una variedad de otras funciones.

Una vez más, conocerá sus necesidades específicas. Pero si se comunica rápidamente durante una emergencia para que su personal pueda tomar las medidas adecuadas para estar seguro, un sistema de notificación masiva de alguna variedad podría ser una buena solución para su lugar de trabajo. Cualquiera que sea el campo en el que se encuentre, vale la pena ver una comparación del sistema de notificación de emergencia.

COMUNICACIÓN DE DOS VÍAS

Muchos sistemas son unidireccionales, lo que significa que transmiten información a los empleados, pero no hay una función integrada en el software que permita a los empleados comunicarse.

Algunos sistemas ofrecen funcionalidad con encuestas, sondeos, confirmaciones de asistencia, cuestionarios donde se puede solicitar información de los empleados al instante.

La comunicación bidireccional suele ser una buena característica si su objetivo es mejorar los niveles de compromiso.

OPCIONES MÓVILES

La fuerza laboral actual es cada vez más flexible. Los empleados pueden trabajar desde casa, viajar por trabajo, trabajar en horarios inusuales, trabajar en una función que no requiera que estén en la oficina o que tengan una computadora, etc. Llegar a estos empleados no siempre es fácil de hacer si no están en una computadora de la empresa, y mucho menos si no tienen acceso a ninguna computadora.

Algunos sistemas de software de notificación masiva tienen aplicaciones para atender a estos empleados que se pueden descargar e instalar en teléfonos inteligentes y tabletas, lo que garantiza que reciban la misma información que recibiría un colega en una oficina.

Otra opción móvil es la mensajería SMS, donde se envía un mensaje de texto tradicional a los teléfonos móviles de los empleados.

FACILIDAD DE USO

Cuando se trata de enviar las notificaciones a los empleados, ¿cómo es el proceso en ese sentido? ¿Es difícil? ¿Hay muchos pasos? ¿Requiere conocimientos avanzados de TI o es algo que cualquiera puede hacer?

¿Hay alguna opción para enviar mensajes que no requiera iniciar sesión en una computadora física? Por ejemplo, si hay una situación de emergencia y la persona que normalmente envía estas alertas está fuera del edificio, lejos de su escritorio. Las soluciones pueden incluir una aplicación o un acceso directo en un escritorio.

Algunos proveedores incluso ofrecen una prueba gratuita durante un par de semanas para que pueda hacerse una idea de lo fácil que es utilizarlo y si es adecuado para su organización.

PRECIO

La comparación de precios del sistema de notificación masiva es una de las primeras cosas que la gente mira, pero no siempre es sencilla. El costo del sistema puede variar según una variedad de factores. Esto podría basarse en las licencias (tipo de suscripción) y la cantidad de usuarios, y estas son cosas importantes que se deben tener en cuenta al realizar una comparación del sistema de notificación.

DeskAlerts es un proveedor de software de comunicaciones críticas para diferentes tipos de empresas en todo el mundo. El sistema se basa en enviar notificaciones emergentes de manera intrusiva a las pantallas de las computadoras y dispositivos móviles de los empleados.

Con una variedad de otras funciones, como encuestas, cuestionarios, fondos de pantalla, protectores de pantalla, confirmaciones de asistencia, tickers de escritorio y señalización digital, DeskAlerts es un excelente sistema de comunicaciones integral que se integra fácilmente con su entorno.

¿Por qué las empresas necesitan un sistema de notificación de emergencia?

Como empleador, tiene el deber moral y legal de cuidar a sus empleados de tomar todas las medidas razonables y practicables para garantizar que estén seguros en su lugar de trabajo. Hay diferentes tipos de situaciones de emergencia que pueden desarrollarse en casi cualquier lugar de trabajo, sin importar en qué industria se encuentre. Tener una forma adecuada y efectiva de comunicarse con el personal cuando hay una crisis puede ayudarlo a salvarlos de la muerte o lesiones.