Innatos - ¿Cómo comunicarse con los trabajadores externos?

¿Cómo comunicarse con los trabajadores externos? Se ha hecho mucho en los últimos años sobre el aumento de la fuerza laboral remota a medida que más y más personas adoptan el trabajo independiente, el teletrabajo y otras oportunidades de trabajo desde casa.

 

Comunicarse con esta parte de la fuerza laboral ha sido bastante actual. Pero a menudo se olvida que hay una sección completa de la fuerza laboral que siempre ha trabajado fuera del sitio y en la era de las computadoras donde las usamos como nuestra principal herramienta de comunicación, tales empleados a menudo pueden caer fuera del “bucle”.

 

Industrias como el transporte, la construcción, la hostelería, el comercio minorista, las ventas, la agricultura, la horticultura, el cuidado de la salud, la energía, la minería, el marítimo y más saben que la mayoría de sus trabajadores no están sentados en un escritorio todo el día. Mantenerlos informados es fundamental, ya que a menudo están en el campo haciendo el trabajo físico.

 

La comunicación con los empleados, independientemente de su función o la ubicación desde la que realizan su trabajo, es fundamental para el éxito de una organización. Las mejores prácticas en las comunicaciones internas garantizan que todos estén en sintonía en lo que respecta a la misión de la empresa, que se compartan noticias e iniciativas importantes, que los empleados estén comprometidos, que se cometan menos errores y, en general, que la empresa sea más productiva y rentable que sus competidores. malas prácticas de comunicación interna.

 

La comunicación en la industria de la construcción, por ejemplo, es vital para la calidad del edificio e incluso para la seguridad de los trabajadores.

 

La falta de comunicación a menudo se cita como una razón para la baja moral o por qué las personas se van y cambian de trabajo. A las personas les gusta sentirse incluidas y una parte valiosa del equipo del que forman parte.

 

Trabajadores externos y sus desafíos

 

Las comunicaciones internas pueden ser un desafío en el mejor de los casos, por lo que cuando sus trabajadores no son fáciles de alcanzar, surgen una serie de obstáculos adicionales que deben superarse.

 

Un estudio de 2017 de los autores David Maxfield y Joseph Genny encontró que los empleados que trabajan enfrentan diferentes desafíos de comunicación y participación en comparación con los trabajadores en el lugar.

 

Esto incluyó al 67 por ciento de los empleados externos que dijeron que sienten que sus colegas no luchan por sus prioridades en comparación con el 59 por ciento de los empleados en el sitio. Y el 64 por ciento de los empleados remotos sintieron que sus colegas realizan cambios en los proyectos sin advertirles, en comparación con el 58 por ciento de los empleados en el sitio.

 

Consejos para comunicarse eficazmente con su equipo externo

 

Comunicarse con empleados que no se sientan en un escritorio o que solo tienen acceso esporádico a correos electrónicos en sus teléfonos o computadoras compartidas puede representar un desafío en una era en la que el método predeterminado para distribuir materiales de comunicación interna en las organizaciones es el correo electrónico.

 

En algunas empresas, solo un pequeño porcentaje de la fuerza laboral puede estar fuera del sitio. En otros, puede ser una gran proporción, por ejemplo, aerolíneas o empresas de transporte y logística. Independientemente de cuántos empleados trabajen en una función que los vea trabajando lejos de un escritorio o fuera de sus oficinas, es importante encontrar formas de mantenerlos informados.

 

Algunos métodos que hacen que esto se pueda lograr son:

 

  • Establecer expectativas claras. Comunicarse con los trabajadores externos

 

Cuando está incorporando empleados o estos pasan a un puesto de campo, debe establecer expectativas sobre la frecuencia con la que se “registrarán” en la oficina y tomar medidas proactivas para mantenerse al día con información importante.

 

  • Tener reuniones de equipo regulares.

 

Esta es una oportunidad para que todo el personal se reúna para discutir temas importantes, compartir inquietudes, dar y recibir comentarios y escuchar acerca de importantes prioridades corporativas y estratégicas que los afectan a ellos y a sus funciones.

 

  • Reuniones individuales regulares. Comunicarse con los trabajadores externos

 

Los gerentes de los empleados externos deben programar reuniones periódicas con los miembros de su equipo. No solo es una gran oportunidad para compartir información, sino que también es una buena práctica consultar con estos empleados para ver cómo les está yendo y averiguar cómo pueden recibir un mejor apoyo en sus funciones.

 

  • Materiales impresos.

 

Aunque estemos en un mundo digital, los recursos impresos todavía tienen un tiempo y un lugar. Se pueden crear y distribuir boletines, carteles, volantes, hojas informativas y otras herramientas en papel y distribuirlas al personal que no tiene acceso a una computadora.

 

  • Medios de comunicación social. Comunicarse con los trabajadores externos

 

La mayoría de las personas utilizan las redes sociales en su vida diaria y están familiarizadas con su funcionamiento en términos de compartir información. Existen redes de medios sociales para empresas, como Facebook for Business o Yammer, de las que los empleados pueden formar parte para compartir información.

 

  • Espacios de proyectos online.

 

Herramientas como Basecamp, Teams, Slack, etc. pueden ser una buena forma para que los empleados externos trabajen con sus compañeros y verifiquen las nuevas directivas. Si bien aún requiere acceso a Internet, esto a menudo se puede hacer mediante la aplicación en el teléfono del empleado.

 

  • Soluciones personalizadas. Comunicarse con los trabajadores externos

 

Algunas organizaciones crean sus aplicaciones personalizadas teniendo en cuenta sus circunstancias únicas para implementarlas en sus empleados, donde pueden acceder a todo lo que necesitan en una ubicación, por ejemplo, nómina, información de listas, noticias, políticas, procedimientos y más.

 

Aplicación móvil DeskAlerts.

 

DeskAlerts es una herramienta  interna de comunicación que funciona enviando mensajes a las pantallas de las computadoras de los empleados en forma de notificación emergente o como notificaciones push a teléfonos inteligentes y tabletas. Esta es una excelente manera de compartir información con los empleados en el campo. Los mensajes pueden contener videos, imágenes e hipervínculos para que, sin importar dónde se encuentren las personas, puedan recibir la misma información al mismo tiempo que sus colegas que se sientan en una oficina.

 

Mensajes de texto.

 

Cuando tiene una fuerza laboral móvil con teléfonos celulares, puede enviar mensajes de texto grupales a todos para asegurarse de que conozcan los desarrollos importantes. Con DeskAlerts incluso existe una opción para enviar mensajes SMS a los empleados.

 

Señalización digital.

 

Convierta cualquier pantalla en blanco en una lámina digital con DeskAlerts. Esto significa que para sus trabajadores externos, dondequiera que haya una pantalla, puede enviarles mensajes comunicando iniciativas importantes. 

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