ERP SaaS vs ERP en la nube: ¿Cuál es la diferencia? Cualquier empresa con más de unos pocos empleados se beneficia de una conexión más estrecha entre sus datos y funciones operativas y financieras. Y cuanto más automatizados estén esos vínculos, mejor. Esa es la sencilla idea que hay detrás de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

 

Sin embargo, seleccionar e implantar con éxito un ERP no suele ser tan sencillo. Puede ser un proceso complicado y confuso para muchas empresas, empezando por la cuestión de si utilizar un ERP en las instalaciones, un software como servicio (SaaS) o en la nube.

 

Esto puede parecer una cuestión de arquitectura tecnológica que no está relacionada con la forma en que usted lleva a cabo su negocio o si lo hace bien. Si su sistema ERP puede servir como fuente unificada de datos e informes integrando las finanzas, los recursos humanos, la producción, la distribución, el inventario, los pedidos y las compras, ¿importa realmente el método de despliegue subyacente?

 

En efecto, lo es. Cada método de ERP tiene ventajas y desventajas específicas que lo hacen mejor o peor para las distintas empresas. Por ejemplo, el ERP SaaS suele desplegarse más rápidamente y tiene menores costes iniciales, mientras que el ERP en la nube puede ofrecer más espacio para la personalización.

 

Dada la migración que se está produciendo desde los ERP locales -un estudio de IDC muestra que casi tres cuartas partes de los clientes actuales de ERP querrían dejar atrás sus sistemas locales-, nos centraremos en la nube frente a los ERP SaaS. Aunque algunas personas utilizan estos dos términos indistintamente, el ERP SaaS es en realidad un subconjunto del ERP en la nube con características particulares.

 

¿Qué es el ERP en la nube?

 

Piense en el ERP en la nube como una infraestructura tecnológica que tiene dos características clave: Los servidores están en un centro de datos externo (a menudo no son propiedad de la empresa que los utiliza), y la empresa accede al software a través de Internet.

 

En un extremo del espectro está el ERP en la nube de un solo inquilino.

 

En este modelo, la empresa gestiona el software, incluido el mantenimiento y las actualizaciones, por lo que es lo más parecido a un ERP local que se puede conseguir con una implantación en la nube.

 

En el otro extremo del espectro se encuentra el ERP SaaS multi-tenant, donde el proveedor es responsable del hardware y el software, incluyendo parches, actualizaciones y otro tipo de mantenimiento. 

 

Ventajas del ERP en la nube

 

El grado de ventaja que ofrece una solución en la nube con respecto a un ERP local varía en función del tipo de ERP en la nube, pero aquí hay varios diferenciadores universales:

 

• Costes más bajos, especialmente por adelantado, ya que no hay necesidad de comprar hardware.

 

• Implementación más rápida y sencilla.

 

• Mayor acceso al sistema y a la información empresarial clave que contiene.

 

• Actualizaciones constantes del software.

 

• Mejor seguridad, resistencia al almacenamiento de datos y capacidad de continuidad del negocio que la mayoría de las organizaciones pueden construir por sí mismas.

 

Desventajas del ERP en la nube

 

Del mismo modo, las desventajas potenciales del ERP en la nube en comparación con una solución local variarán, pero las desventajas potenciales incluyen:

 

• Desafíos de migración de datos para las empresas que salen de un ERP on-premise.

 

• Menos control sobre los datos y otros problemas de seguridad que pueden pasar al proveedor de servicios en la nube.

 

• Retos de seguridad y cumplimiento normativo en torno al alojamiento y el acceso a la información de los clientes.

 

• Menos oportunidades de personalizar la solución a las necesidades específicas de su negocio, aunque muchos proveedores de ERP en la nube ofrecen esta capacidad de diversas formas.

 

¿Qué es el ERP SaaS?

 

El concepto de SaaS es en realidad anterior al auge de la computación en nube. En los primeros días de Internet, tras la llegada en 1993 de la primera interfaz gráfica de usuario (que hizo que la World Wide Web fuera accesible al público en general), un pequeño grupo de empresas emergentes se autodenominan proveedores de servicios de aplicaciones (ASP). 

 

Los ASP desaparecieron rápidamente; el concepto era sólido, pero la infraestructura de Internet de la época era insuficiente para soportar esos servicios en la nube. Esos proveedores de infraestructura en la nube allanaron el camino para las aplicaciones de software en la nube que podían ofrecerse como un servicio de suscripción a través de Internet.

 

Una gran parte de lo que hace que el ERP SaaS sea tan atractivo para muchas empresas es que, dado que el proveedor configura y gestiona los servidores, su organización nunca tiene que preocuparse por la pila tecnológica. Teniendo en cuenta la complejidad y la dificultad potencial de las implementaciones sofisticadas de ERP, esto podría ser de gran valor para una empresa.

 

Su empresa sólo interactúa con la interfaz del software, a la que los empleados pueden acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

 

La naturaleza del SaaS también “democratiza” el ERP, haciéndolo accesible a muchas pequeñas y medianas empresas que, de otro modo, no tendrían ni el presupuesto ni los recursos tecnológicos en plantilla para plantearse un ERP in situ.

 

Ventajas del ERP SaaS

 

ERP SaaS vs ERP en la nube. Los costes no sólo son más bajos, sino que son gastos de explotación muy predecibles, en lugar de un gasto de capital. También es rentable: sólo se paga por los usuarios que realmente necesitan acceder al sistema.

 

Excelente funcionalidad lista para usar que puede satisfacer las necesidades de su empresa, desde la contabilidad hasta los recursos humanos, pasando por la cadena de suministro y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).

 

Esta elasticidad conlleva otra gran ventaja: la rápida escalabilidad. Basta con añadir más usuarios a medida que su empresa crece o, por el contrario, reducir el número de usuarios en el siguiente ciclo de facturación. No hay necesidad de comprar y construir más hardware.

 

Actualizaciones automáticas que ahorran tiempo y dolores de cabeza a la vez que dan a su empresa acceso a las funciones más novedosas.

 

Una interfaz de usuario más moderna e intuitiva que ayuda a los usuarios a acceder a más funciones del sistema y aumenta la adopción.

 

Otras ventajas del ERP SaaS reflejan las del ERP en la nube, como la capacidad de acceder al sistema desde cualquier dispositivo conectado. Además, hay ventajas como implementaciones más rápidas y sencillas y mejores capacidades de seguridad, almacenamiento de datos, resistencia y continuidad del negocio que las que la mayoría de las organizaciones pueden construir por sí mismas.

 

Desventajas del ERP SaaS

 

ERP SaaS vs ERP en la nube. Aunque las ventajas del ERP SaaS superan con creces los inconvenientes para la mayoría de las empresas, el ERP SaaS puede no ser el más adecuado para ciertas empresas por estas razones:

 

Menor flexibilidad para personalizar el software y adaptarlo a procesos u operaciones empresariales únicas. Pero, de nuevo, muchos proveedores de ERP SaaS tienen algunas capacidades de personalización.

 

Aunque la seguridad puede ser realmente más fuerte con una solución en la nube, puede que no cumpla con las normas que deben seguir las organizaciones particularmente estrictas (como los gobiernos) o las que operan en mercados altamente regulados.

 

Los costes aumentan a medida que una organización añade usuarios y pueden subir rápidamente si no se vigilan de cerca. Las empresas muy grandes pueden descubrir que el coste del ERP SaaS acaba superando el de la implantación y el mantenimiento del ERP en las instalaciones.

 

¿Qué sistema ERP es el adecuado para usted?

 

ERP SaaS vs ERP en la nube. Para las organizaciones muy grandes y las que tienen modelos de negocio muy inusuales o estrictos requisitos de seguridad, un ERP en la nube de un solo inquilino puede ser la mejor opción cuando dejan atrás su ERP local.

 

Les ofrece un mayor control sobre el software, y es probable que tengan el personal de TI y los recursos financieros para ocuparse ellos mismos de los parches, las actualizaciones y otras mejoras del sistema.

 

La mayoría de las otras organizaciones verán un mejor caso de negocio para el ERP SaaS. Esto es especialmente cierto para aquellas que buscan una implementación rápida, costes iniciales más bajos y escalabilidad sin fisuras, y que quieren evitar el tiempo y los gastos de instalar y mantener el software por sí mismas. 

 

Estas empresas también se dan cuenta de que los principales proveedores de software son expertos en ciberseguridad y ofrecen una mejor protección de sus datos que la que ofrecerían sus propios servidores o los de terceros.