6 mejores prácticas de comunicación interna durante COVID-19. Las empresas están luchando para mantener a sus empleados comprometidos e informados durante la pandemia de COVID-19, ya que la situación ha creado varios desafíos diferentes que deben superar.

 

Dado que muchos empleados se encuentran repentinamente trabajando desde casa, los sistemas de apoyo y los métodos de comunicación habituales a los que estaban acostumbrados en el entorno de la oficina han desaparecido. Esto puede perjudicar los resultados comerciales.

 

En un momento en que los empleados están estresados, ansiosos y temerosos, la falta de información clara puede crear el caldo de cultivo perfecto para que se fomenten los rumores. E incluso si su empresa se comunica con los empleados, los métodos de comunicación internos obsoletos, como confiar solo en los correos electrónicos, podrían hacer que se pierda o se pierda información importante.

 

Además, sin tener un método confiable para recopilar comentarios de los empleados, puede ser difícil para la gerencia tomar el pulso de la organización y comprender si es necesario abordar algún problema.

 

Comunicaciones internas: mejores prácticas durante el COVID-19

 

Ya sea que toda su fuerza laboral esté trabajando de forma remota o que algunos o todos trabajen en el sitio, debe comunicarse de manera regular y efectiva con su gente.

 

Tanto lo que comunica como las formas en que se comunica son igualmente importantes en este momento.

 

Hay una variedad de información sobre la que su personal debe estar al tanto, desde actualizaciones periódicas de la empresa hasta información específica sobre pandemias en temas como seguridad, protocolos de trabajo desde el hogar y garantizar que todos puedan seguir trabajando como parte de un equipo cohesionado.

 

Algunos de los desafíos de comunicaciones internas más comunes en este momento se pueden superar mediante el uso de DeskAlerts, una solución de software de comunicaciones internas utilizada por empresas de diferentes industrias en todo el mundo para mantener a sus empleados informados y comprometidos, como podemos demostrar a continuación con nuestras comunicaciones internas y estudios de casos de compromiso de los empleados.

 

1. Establecer una ‘fuente única de la verdad’, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Problema

 

Durante una crisis, cuando hay una comunicación ineficaz, o no hay comunicación en absoluto, el vacío que queda suele llenarse con rumores, especulaciones, información errónea y teorías de conspiración… y cuando se afianzan, puede ser difícil reparar el daño. que provocan.

 

Solución

 

Ser abierto y honesto con sus empleados es la primera parte de la solución aquí, al igual que asegurarse de enviar actualizaciones rápidamente para que las personas no se queden en la oscuridad o adivinen por mucho tiempo. No solo debe compartir información de fuentes acreditadas como la OMS o las autoridades locales, sino que al utilizar comunicaciones internas para COVID, su organización debe ser la principal fuente de información para sus empleados sobre su empresa.

 

La otra parte de la solución es asegurarse de que está utilizando canales de comunicación internos que atraviesen el ruido digital siempre presente y que también sean lo suficientemente confiables para llegar a sus empleados sin importar dónde se encuentren o en qué dispositivo puedan estar trabajando.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Cuando utiliza DeskAlerts para comunicarse con los empleados, puede enviar mensajes rápida y fácilmente sabiendo que provienen de una fuente confiable y puede estar seguro de que los mensajes se han visto.

 

Puede enviar mensajes de varias formas y puede incluir enlaces HTML a otra información, como documentos de políticas.

 

Incluso puedes enviar mensajes de video.

 

Para establecer una ‘fuente única de verdad’, use Pop-ups, Salva pantallas, Wallpapers y Scrolling tickers en conjunto.

 

“Usamos DeskAlerts como una ‘fuente de la verdad’ para nuestros empleados y les enviamos actualizaciones e información sobre la situación de COVID-19”.

 

(Cuidado de la salud, Australia)

 

2. Envíe reglas, consejos y recordatorios para mantener saludables a los empleados.

 

Problema

 

La salud y la seguridad en el lugar de trabajo, tanto dentro como fuera de la oficina, es crucial durante la pandemia de coronavirus. Sin observar las mejores prácticas, como las pautas de la Organización Mundial de la Salud sobre el distanciamiento social, la higiene, la limpieza y el uso de máscaras/cubiertas faciales, el virus podría propagarse en su lugar de trabajo e infectar a muchos empleados.

 

Solución

 

Cada empresa debe tener su propio conjunto de políticas y pautas sobre los pasos que deben seguir los empleados, ya sea que trabajen en el sitio o de forma remota, para mantenerse seguros y saludables.

 

Las mejores prácticas de comunicaciones corporativas de COVID dictan que esta información debe comunicarse al personal con regularidad para que recuerden lo que deben hacer.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Con DeskAlerts, puede crear campañas de comunicación interna sobre COVID-19 enviando mensajes en una variedad de formatos para recordar a los empleados lo que deben hacer. Las pantallas visualmente atractivas que utilizan un gráfico, por ejemplo, en forma de protectores de pantalla, fondos de pantalla y pantallas de bloqueo pueden reforzar sus reglas de higiene.

  

 Un estudio de caso de empleado de COVID de un cliente: “Usamos DeskAlerts para enviar recordatorios a nuestros empleados para lavarse las manos, mantener el distanciamiento social, etc.”.

 

(Industria manufacturera, Francia)

 

3. Comunicar temas de TI y ciberseguridad, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Problema

 

Los problemas de TI pueden surgir en cualquier momento, con poca advertencia. Otras veces puede planificar el mantenimiento y las actualizaciones. Cuando esto sucede, su mesa de ayuda de TI podría verse abrumada por muchas personas que llaman y solicitan la misma información, lo que afecta la productividad del equipo.

 

Los problemas de seguridad cibernética también son una gran amenaza para cualquier organización, y más aún cuando las personas trabajan desde casa y no necesariamente usan una VPN o una red segura para acceder a los sistemas de su empresa.

 

Solución

 

Mantener informados a los empleados sobre cualquier interrupción, tanto planificada como no planificada, así como sobre cualquier amenaza emergente de seguridad cibernética, es importante para el buen funcionamiento de su empresa.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

DeskAlerts se puede utilizar para comunicar estos problemas a los empleados a través de notificaciones emergentes. Puede programar notificaciones por adelantado para el mantenimiento planificado.

 

Otras funciones incluyen pantallas de bloqueo para donde hay una amenaza. O envíe recordatorios sobre los protocolos de seguridad cibernética de su empresa a través de un protector de pantalla corporativo o un fondo de pantalla que los empleados verán durante todo el día.

 

“Normalmente usamos DeskAlerts para informar a los empleados sobre cortes de servicio críticos para mantenimiento de emergencia donde se requiere la acción de los usuarios. Lo hemos estado cantando durante la situación de COVID-19 para encuestar a nuestros empleados sobre si tenían el equipo necesario para trabajar desde casa”.

 

(banco internacional, Suiza)

 

4. Mantenga informados a los empleados remotos

 

Problema

 

Con más y más empleados trabajando desde casa y no en sus entornos de trabajo habituales rodeados de gerentes y colegas, pueden desconectarse y aislarse.

 

Esta desconexión de la organización puede conducir a una menor productividad, ya que los empleados no tienen claras las prioridades de la organización o las mejores formas de administrar el trabajo de forma remota.

 

Solución

 

Puede resolver este problema asegurándose de contar con sistemas de comunicación sólidos y equipándolos con las herramientas para comunicarse de manera efectiva entre sí, como videoconferencias, mensajería instantánea y plataformas para compartir equipos, lo cual supera la práctica de comunicaciones de COVID.

 

Del mismo modo, es importante que la gerencia y las diferentes funciones dentro de la organización, por ejemplo, recursos humanos, TI, instalaciones, seguridad, comunicaciones, nómina, etc., puedan comunicarse con los empleados remotos durante este tiempo, particularmente uno que sea fácil de uso y puede enviar mensajes rápidamente si surge algo urgente.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

DeskAlerts se puede enviar en tiempo real a todos los empleados o audiencias personalizadas y las notificaciones se pueden enviar directamente a los escritorios de los empleados, ya sea que estén en una computadora con Windows o Mac, o en un teléfono o tableta Apple o Android.

 

Para mantener informados a los empleados remotos, use la solución en la nube DeskAlerts. Herramientas como aplicaciones móviles, SMS y ventanas emergentes serán especialmente útiles.

 

Uno de nuestros clientes dice que utilizan el sistema para comunicaciones internas de RRHH durante el COVID-19: “La mitad de nuestro equipo trabaja en campo y tenemos dos oficinas remotas.

 

DeskAlerts es una excelente manera de alertar a todos sobre la misma información y podemos comunicarnos con ellos en todos los dispositivos al mismo tiempo.

 

(Sector sin fines de lucro, Canadá)

 

5. Informar sobre nuevas políticas y recibir confirmación del reconocimiento

 

Problema

 

Durante este tiempo de gran cambio y agitación, las empresas tienen que revisar varias políticas internas o implementar muchas nuevas.

 

Esto podría incluir protocolos de trabajo desde casa, salud y seguridad, una política sobre tener que usar una máscara o incluso enviar una carta que dé la bienvenida a todos los empleados a la oficina después de un período de trabajo desde casa que describa lo que se debe hacer para mantener seguro en el trabajo.

 

Con tanta información sobre COVID-19 y sus efectos en el negocio, puede ser difícil para los empleados saber qué está pasando o incluso dónde buscar la información.

 

Solución

 

Al enviar notificaciones de alerta a sus empleados con enlaces a las nuevas políticas y protocolos usando DeskAlerts, puede estar seguro de que sus empleados han leído la información importante. Dado que gran parte de esto se relaciona con la salud y la seguridad, como empleador, usted tiene el deber de asegurarse de que la información se haya proporcionado a sus empleados. DeskAlerts muestra a la gerencia qué empleados han leído la información y cuáles no.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Envíe ventanas emergentes con reconocimiento, un teletipo de escritorio para recordar la nueva regla y cuestionarios para verificar el conocimiento de los empleados.

 

“Usamos DeskAlerts para notificar a nuestra gente a través de diferentes plataformas, como dispositivos móviles y de escritorio, sobre actualizaciones urgentes, cambios de políticas, emergencias, etc., o para dirigirnos a personas específicas con fines de capacitación”.

 

(Industria de la construcción, EE. UU.)

 

6. Encuestas, Comunicación interna durante COVID-19.

 

Problema

 

Puede ser difícil impulsar el compromiso de los empleados en el mejor de los casos, pero con tanta gente trabajando de forma remota y aislada, es aún más desafiante.

 

Solución

 

Una de las mejores maneras de mejorar el compromiso es averiguar qué piensan los empleados sobre las cosas que suceden en la empresa y luego implementar las soluciones adecuadas si es necesario.

 

¿Cómo sabe lo que está sucediendo y cómo se sienten los empleados sin preguntarles? Al realizar encuestas de pulso, puede averiguar fácilmente cuál es el “estado de ánimo” de la organización.

 

Herramientas a utilizar, Comunicación interna durante COVID-19.

 

DeskAlerts le permite encuestar rápida y fácilmente a sus empleados y ver los resultados en tiempo real para que pueda comenzar a realizar cualquier cambio proactivo que necesite realizar.

 

“Encuestamos a nuestro personal para determinar si tienen las condiciones de trabajo adecuadas, incluido el acceso remoto adecuado a los sistemas de la empresa, el software para reuniones y el equipo de protección personal”.

 

(Organización minorista, África)

 

El uso de DeskAlerts en su organización ofrece muchos beneficios, tanto durante la pandemia de COVID-19 como más allá, para mejorar las comunicaciones internas y mantener informados a sus empleados.