Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa: Checklist para empresas

Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa

Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa: checklist para empresas. A medida que las restricciones de COVID-19 se relajan en algunas partes del mundo, las empresas que han tenido empleados que trabajan desde casa durante los últimos meses ahora tienen que tomar decisiones sobre si exigir que sus empleados regresen a la oficina o si deben seguir trabajando. casa.

 

Es probable que reabrir su oficina sea un desafío: la pandemia está lejos de terminar y requerirá que tome medidas adicionales para garantizar que sus empleados estén protegidos y el entorno de su oficina sea seguro.

 

Para muchas organizaciones de todo el mundo, no será seguro volver a la oficina durante bastante tiempo. Pero para otros, puede ser hora de comenzar a planificar con cautela el regreso a la oficina para al menos algunos empleados.

 

¿Regresar a una oficina o no?

 

Volver a la oficina o seguir trabajando desde casaLa forma en que vuelva a trabajar desde la oficina dependerá de muchos factores, incluidas las regulaciones gubernamentales y los requisitos que debe cumplir, cómo puede hacerlo dentro de los límites de su oficina y el tipo de trabajo que realizan sus empleados en la oficina. 

 

Un regreso gradual o escalonado a la oficina, en la mayoría de los casos, podría ser la mejor manera de comenzar… con algunos empleados trabajando desde casa y algunos regresando a la oficina.

 

Esto significa que la cantidad de personas en la oficina en cualquier momento es limitada, lo que reduce el riesgo de propagación del coronavirus.

 

Hay maneras diferentes de hacer esto. Podría incluir tener una lista de diferentes “equipos” que trabajen una semana desde la oficina y una semana desde casa, o podría tener voluntarios que deseen volver a trabajar en la oficina todo el tiempo y otros que deseen quedarse en casa.

 

Lecciones aprendidas del regreso de China a la oficina

 

Volver a la oficina o seguir trabajando desde casaChina fue el primer país del mundo en salir de las restricciones de COVID-19 después de que la ciudad de Wuhan se cerrara durante unos meses a principios de 2020.

 

Las empresas chinas aprendieron que no podían volver directamente a la normalidad: las amenazas únicas que planteaba el virus significaban que necesitaban adoptar un enfoque flexible para volver a la oficina, incluido el enfoque de regreso escalonado al trabajo mencionado anteriormente.

 

Otras medidas que tomaron las empresas chinas incluyen garantizar que haya un distanciamiento social adecuado en la oficina, brindar alternativas de transporte para que los empleados puedan evitar el transporte público y realizar controles de salud y seguridad al ingresar al lugar de trabajo.

 

Debido a que actualmente no existe una cura para el virus, sigue siendo una amenaza que podría resurgir en cualquier etapa. La planificación para un período prolongado de interrupción del negocio también es importante. En China y en otras partes del mundo, algunas empresas han reabierto solo para tener que cerrar nuevamente más tarde cuando ocurren picos de COVID-19.

 

La comunicación interna también jugó un papel importante. Mantener informado al personal durante todo el proceso de transición de regreso a la oficina, con una comunicación frecuente en todos los canales de comunicación internos, fue fundamental para el éxito.

 

Muchas empresas chinas recurrieron a aplicaciones locales populares como DingTalk o WeChat para comunicarse con su personal, evitando el correo electrónico. Otros recurrieron a aplicaciones internas para fomentar la interacción de los empleados. Algunas empresas multinacionales descubrieron que sus canales de comunicación global no eran comparables con las tecnologías de comunicación locales preferidas por los empleados chinos.

 

return_to_office_covidLa buena comunicación con los empleados debe ser clara, coherente y transparente. También debe incluir retroalimentación bidireccional: una encuesta de regreso a la oficina de los empleados puede ayudar a comprender cualquier inquietud que tengan sus empleados de primera línea que deba abordarse antes de que regresen a la oficina.

 

¿Cómo otras empresas están volviendo a la oficina?

 

Este problema es uno de los millones de empresas en todo el mundo que están lidiando y asegurándose de contar con protocolos y medidas adecuados, lo que puede requerir cambios en el comportamiento de los empleados.

 

El banco de inversión global Citigroup, por ejemplo, abrió sus oficinas en Nueva York nuevamente en junio. Si bien solo ha regresado una cantidad muy pequeña de su fuerza laboral (alrededor del 5%), ha buscado voluntarios de empleados con funciones que no son adecuadas para trabajar desde casa para estar entre los primeros en regresar a la oficina.

 

A los empleados de Citigroup se les muestran videos que explican las nuevas reglas a su regreso al edificio de oficinas, incluida la forma en que deben ingresar al edificio y los protocolos sobre el uso del baño.

Hay menos sillas en las salas de conferencias y se usa plexiglás para separar los escritorios.

 

Otra empresa con sede en Nueva York, Silverstein Properties, ha devuelto a sus empleados a la oficina dividiéndolos en tres grupos. Cada grupo de empleados debe asistir a la oficina durante dos días, seguidos de cuatro días de trabajo remoto. La empresa ha instalado protectores hechos de plexiglás en sus escritorios y películas antimicrobianas en las superficies de las áreas comunes que se tocan mucho.

Lista de verificación para un regreso al edificio de oficinas después de COVID

 

Ya sea para continuar con el trabajo remoto o comenzar la transición de sus empleados de regreso a la oficina, es una gran decisión que debe tomar y requerirá una planificación intensiva y sopesar una variedad de factores.

 

  1. Directrices legales, Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa.

 

Determine si es seguro reabrir. ¿La comunidad en la que opera requiere refugio continuo en el lugar u otras restricciones? En caso afirmativo, la reapertura podría tener consecuencias legales a pesar de estas directivas.

 

Determine qué requisitos gubernamentales existen y elabore un plan para cumplirlos. ¿Algún mandato gubernamental limitará la forma en que puede reabrir?

 

  1. Consideraciones operativas.

 

Examine cómo los arreglos de trabajo desde el hogar han estado funcionando en su organización: ¿han tenido éxito o han sido problemáticos?

 

  • ¿Ha disminuido la productividad durante el período de trabajo desde casa?

 

  • ¿Hay funciones o tareas que no se pueden realizar de forma remota?

 

  • ¿Su tecnología ha fallado rutinariamente?

 

Determine qué empleados deben regresar primero a la oficina y cuándo.

 

Prepare a los gerentes para que puedan hacer la transición de los miembros de su equipo de regreso al lugar de trabajo, brindándoles herramientas para ayudarlos a manejar la situación.

 

Consultar con los empleados y sus representantes sobre sus preferencias e inquietudes.

 

  1. Organización del lugar de trabajo, Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa.

 

¿Puede implementar medidas para proteger a los empleados en una categoría de mayor riesgo?

 

¿Ha implementado protocolos mejorados de limpieza y desinfección?

 

Revise el diseño de su lugar de trabajo y considere los cambios que deben realizarse para cumplir con el distanciamiento social. Cancelación de todos los viajes de negocios no esenciales.

 

  • Asegure las distancias adecuadas entre asientos/escritorios.

 

  • Proporcionar barreras.

 

  • Coloque marcadores visuales en el suelo.

 

  • Desarrolle protocolos de ascensores para evitar aglomeraciones.

 

  • Proporcione desinfectantes, máscaras y otros EPP.

 

  • Fomente la etiqueta al toser y estornudar.

 

  • Horarios escalonados de apertura y cierre,

 

  • Restricciones en algunos espacios compartidos o instalaciones compartidas.

 

Determine cómo los empleados pueden ir y venir del trabajo de manera segura: si usan el transporte público, ¿pondrán en riesgo a sus colegas?

 

  1. Actualizar políticas y procedimientos, Volver a la oficina o seguir trabajando desde casa.

 

 

  • Desarrolle protocolos en torno a los empleados enfermos: cualquier persona con síntomas debe quedarse en casa.

 

  • Desarrolle protocolos en torno a cualquier persona que haya estado en contacto cercano con alguien que tiene COVID-19: debe aislarse durante un período específico.

 

  • Implementar controles de salud de los empleados.

 

  • Protocolos si un empleado da positivo por COVID-19.

 

  • Tenga políticas claras sobre enfermedades y repórtelo a Recursos Humanos.

 

  • Desarrolle un plan de comunicaciones de emergencia y revise los canales de comunicación.

 

  • Desarrolle mensajes y recursos de comunicación internos regulares y relacionados con COVID.

 

***

 

Regresar a los empleados al edificio de oficinas después de la pandemia de coronavirus no es simple, y muchos cambios podrían acompañarnos durante mucho tiempo. Estar preparado para los problemas que puedan surgir y comprometerse a comunicarse abiertamente con sus empleados será de gran ayuda durante la transición.

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