Cómo ayudan las alertas emergentes a mejorar la comunicación de TI. Las alertas emergentes para la tecnología de la información mantienen en funcionamiento los lugares de trabajo modernos. Es necesario para todo tipo de tareas y es crucial para la productividad y la rentabilidad. Sin embargo, siempre hay cosas que pueden salir mal, o mantenimiento programado y actualizaciones que deben realizarse.

 

El departamento de TI de su organización debe poder comunicarse de manera rápida y efectiva con los empleados de la empresa para minimizar las interrupciones y el tiempo de inactividad y mantener las cosas funcionando.

 

Por qué la comunicación de TI es crucial

 

El departamento de TI tiene la tarea no solo de mantener los sistemas y el hardware de TI en funcionamiento, sino también de brindar soporte al cliente. La falta de comunicación adecuada entre el departamento de TI y el resto de la organización a menudo puede generar frustraciones, relaciones interdepartamentales deficientes, malentendidos y más.

 

• La comunicación de TI es importante para que:

 

Los empleados conocen cualquier mantenimiento planificado para que puedan tenerlo en cuenta en sus flujos de trabajo.

 

 

Los empleados están al tanto de cualquier interrupción actual u otros problemas para no sobrecargar la mesa de ayuda.

 

 

Los empleados son conscientes de cualquier amenaza de ciberseguridad que pueda afectar a la organización.

Los empleados saben cómo acceder a herramientas que pueden resolver problemas comunes, como el restablecimiento de contraseñas.

 

Los empleados conocen las nuevas iniciativas y proyectos que se avecinan, como un cambio de plataformas de software o la introducción de otras nuevas.

 

Es posible que los empleados no entiendan que el departamento de TI debe dar prioridad a un problema importante de TI que afecta a otra parte de la organización.

 

Cómo las alertas emergentes pueden ayudar a resolver los desafíos de comunicación de TI

 

Muchos departamentos de TI en grandes organizaciones de todo el mundo son clientes de DeskAlerts, una solución de software de comunicaciones internas. Utilizan una de las características clave del sistema, la capacidad de enviar notificaciones emergentes a las pantallas de escritorio de los empleados, para resolver una gran cantidad de desafíos de comunicación relacionados con TI.

 

Esto incluye:

 

1. Informar a los empleados sobre el mantenimiento planificado.

 

Los empleados a menudo ignoran los correos electrónicos o la información en la intranet sobre el mantenimiento planificado, sin importar con cuánta anticipación se les advierta al respecto. Las alertas emergentes permiten que el departamento de TI comparta la información cuando sea oportuno. Los mensajes se pueden programar con anticipación para que aparezcan en momentos que brinden una advertencia anticipada apropiada, y luego nuevamente poco antes de que el mantenimiento o las actualizaciones estén a punto de llevarse a cabo y los sistemas no estén disponibles.

 

2. Eliminar la presión del servicio de asistencia técnica de TI, Alertas emergentes.

 

Cuando hay una interrupción generalizada e inesperada o un error de software que causa estragos dentro de la organización, la mesa de ayuda de TI rápidamente se ve abrumada por cientos o incluso miles de llamadas de los usuarios afectados.

 

Enviar notificaciones emergentes al personal cuando hay un problema conocido les asegurará que el departamento de TI conoce el problema y está trabajando para encontrar una solución; esto los mantendrá alejados de los teléfonos para que el equipo de TI pueda continuar con el trabajo de resolviendo el problema.

 

Puede enviar más alertas emergentes a medida que cambia la situación, como proporcionar un tiempo estimado de resolución.

 

Otra forma de quitarle presión a la mesa de ayuda es enviar avisos y recordatorios periódicamente sobre lo que los empleados pueden hacer para resolver problemas comunes de TI.

 

3. Mejorar la concienciación sobre ciberseguridad.

 

Las alertas emergentes se pueden enviar rápidamente a los empleados cuando existe una amenaza conocida y puede proporcionarles instrucciones sobre lo que deben hacer. En casos extremos, las ventanas emergentes pueden incluso bloquear toda la pantalla para que los empleados no puedan continuar.

 

También puede enviar recordatorios emergentes sobre los protocolos de seguridad cibernética de mejores prácticas que deben seguir para mantener seguros los sistemas y los datos de la empresa.

 

Los usuarios también pueden ser responsables mediante el envío de notificaciones emergentes sobre políticas y procedimientos con un acuse de recibo para que tenga un registro de lo que deben hacer alertando.

 

4. Reducir la sobrecarga de correo electrónico, Alertas emergentes.

 

Muchos empleados luchan por recibir demasiados correos electrónicos en el trabajo todos los días, y este fenómeno conocido como sobrecarga de correo electrónico puede significar que la información importante pasa desapercibida y se pierde.

 

Para el departamento de TI, esto puede causar más problemas y confusión porque las personas no ven sus comunicaciones.

 

Las alertas emergentes evitan el sistema de correo electrónico por completo y tienen una tasa de lectura del 100 %. El módulo de análisis de DeskAlerts le permitirá saber exactamente quién vio sus alertas, cuándo las vio e incluso qué dispositivo estaban usando en ese momento.

 

5. Mejorar la reputación del departamento de TI dentro de la organización.

 

El departamento de TI a menudo recibe una mala reputación por no comunicarse de manera efectiva, lo que puede generar tensiones con otros departamentos.

 

Enviar notificaciones emergentes que sean oportunas (y escritas en un lenguaje fácil de entender) ayudará a mejorar esas relaciones y conceptos erróneos.

 

6. Para ayudar a realizar campañas de comunicación, Alertas emergentes.

 

En muchas ocasiones, es posible que deba lanzar una campaña de comunicación relacionada con TI, especialmente como parte de un proceso de gestión de cambios cuando se implementan nuevos sistemas.

 

Las alertas emergentes pueden desempeñar un papel importante en estas comunicaciones, especialmente en torno a los hitos y el establecimiento de expectativas.

 

Otras funciones de DeskAlerts, como teletipos de escritorio desplazables, protectores de pantalla y fondos de pantalla, pueden completar su campaña para ayudar a recuperar la información.

 

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Las notificaciones emergentes son una forma simple, rentable pero extremadamente poderosa de mejorar las comunicaciones de TI dentro de una empresa. Póngase en contacto con nuestro equipo de expertos hoy para descubrir cómo DeskAlerts puede resolver sus desafíos de comunicación.