Aspectos básicos de la gestión de riesgos de viaje antes y después de la pandemia de COVID. La pandemia de COVID-19 ha cambiado muchos aspectos de la vida cotidiana en muy poco tiempo. Una de las cosas que se ve afectada ahora, y probablemente se verá afectada durante mucho tiempo, son los viajes. En general, en todo el mundo, se desaconsejan los viajes no esenciales, y es posible que ni siquiera sean posibles. Para los viajes esenciales, generalmente los que se realizan para actividades comerciales, las restricciones de viaje, la cuarentena obligatoria, el cierre de fronteras, los puntos críticos de virus y los colapsos de las aerolíneas plantean muchos riesgos y desafíos para las organizaciones que necesitan enviar a sus empleados a diferentes lugares.

 

De repente, los viajes de negocios se han convertido en una situación muy arriesgada. En última instancia, las empresas tienen el deber de cuidar a sus empleados para garantizar que estén seguros cuando realicen cualquier actividad relacionada con el trabajo, incluidos los viajes. Si su empresa no cuenta actualmente con una política de gestión de riesgos de viajes corporativos, es hora de obtener una.

 

Un plan de gestión de riesgos de viaje no solo es imprescindible para su empresa durante la pandemia, sino que también es un documento que debe tener para otras situaciones que podrían surgir cuando los empleados viajan por trabajo. Estas son algunas de las cosas que debe tener en cuenta al implementar soluciones de gestión de riesgos de viajes en su organización, incluida la importancia de contar con una solución efectiva de comunicaciones internas.

 

¿Qué tener en cuenta al desarrollar soluciones de gestión de riesgos de viaje?

 

Como cualquier actividad que represente un riesgo para su negocio, los viajes relacionados con el trabajo deben contar con planes para mitigar ese riesgo. Si bien parece una actividad relativamente sencilla, existen numerosas cosas que podrían sucederles a los empleados que viajan por motivos de trabajo.

 

1. Tener un plan de gestión de riesgos de viaje, Gestión de riesgos de viaje.

 

Su plan debe describir los pasos proactivos que su organización puede tomar para minimizar los riesgos antes de que sus empleados viajen.

 

Las cosas a considerar incluyen riesgos asociados con países particulares a los que sus empleados pueden viajar, brotes de enfermedades, acceso a atención médica en el extranjero, seguro de viaje, seguridad personal, así como riesgos en aerolíneas específicas y otras compañías de tránsito.

 

Cuando exista una alta probabilidad de amenazas (por ejemplo, COVID-19), debe especificar las acciones que tomará la empresa y lo que se espera del empleado mientras viaja.

 

 

2. Asegúrese de contar con un equipo de crisis, Gestión de riesgos de viaje.

 

Reúna un equipo de personas que puedan actuar rápidamente cuando haya una situación que involucre a un empleado que está de viaje. Esto debería involucrar a personas con diferentes habilidades y responsabilidades. Por ejemplo, es posible que necesite personas de recursos humanos, representantes legales, miembros del equipo de finanzas que puedan autorizar gastos y comunicaciones internas en este equipo.

 

Asegúrese de que todos conozcan sus roles y lo que se espera que hagan en una crisis.

 

3. Disponga de las herramientas para comunicarse rápidamente en una crisis

 

Antes de que se desarrolle una situación de crisis, es importante asegurarse de tener las herramientas adecuadas para poder comunicarse rápidamente con los empleados. ¿Qué canales utiliza su empresa actualmente para llegar a las personas rápidamente? ¿Solo confías en el correo electrónico?

 

Debe tener formas de comunicarse con los empleados que están de viaje y en la oficina, manteniéndolos actualizados sobre cualquier situación que pueda afectarlos mientras viajan, así como mantener informada a su empresa si algún empleado se ve afectado por un crisis durante el viaje.

 

4. Automatice las comunicaciones de crisis, Gestión de riesgos de viaje.

 

Busque formas de alertar a los empleados al instante sobre los problemas que pueden afectarlos. Esto podría incluir el uso de fuentes RSS o la vinculación de su sistema de comunicaciones con otros sistemas de advertencia o emergencia que se estén utilizando actualmente en su organización.

 

5. Promover la conciencia sobre la salud y el bienestar de los viajeros

 

Más que nunca, es importante asegurarse de que sus empleados entiendan qué pasos deben tomar para mantenerse saludables y saludables si viajan por negocios. Fuera de la pandemia de COVID-19, esto debería incluir brindar consejos sobre cosas como vacunas, si es seguro beber agua en destinos particulares, cómo superar el desfase horario, etc. Las comunicaciones durante la pandemia deben incluir consejos para evitar la transmisión del virus.

 

Pasos a seguir para implementar protocolos sólidos de gestión de riesgos de viaje en su organización.

 

Los viajes de negocios requieren mucha coordinación y planificación. Algunas amenazas son completamente imposibles de prevenir… pero si su organización las experimenta, el nivel de riesgo para sus empleados aún puede minimizarse al contar con buenos procesos.

 

Debe considerar las medidas preventivas que necesita tomar para identificar y estar preparado para todos los riesgos. Otros pasos incluyen la creación de planes, la realización de simulacros, asegurarse de tener el equipo necesario y las formas de comunicarse de manera efectiva.

 

Esto es importante para que pueda cumplir con su deber legal y moral de cuidar a sus empleados que viajan para mantenerlos seguros. Sin tener una solución de gestión de riesgos de viaje.

 

Llevar a cabo una evaluación de amenazas de riesgos empresariales centrada en los viajes

 

Según cifras del Departamento de Estado de los Estados Unidos, alrededor de 837 estadounidenses mueren cada año en el extranjero por causas no naturales. Esto puede incluir cosas que incluyen accidentes automovilísticos y de autobús, desastres naturales, terrorismo, homicidio y enfermedad.

 

Algunos países son mucho más peligrosos para visitar que otros. El departamento de asuntos exteriores o de estado de su país generalmente tendrá consejos de viaje sobre amenazas conocidas a la seguridad que debe seguir.

 

Medidas preventivas a tomar

 

Si tiene empleados que viajan a áreas de riesgo por negocios, su evaluación de amenazas de gestión de riesgos de viaje debe describir las medidas preventivas que se pueden tomar.

 

Por ejemplo:

 

• Si hay enfermedades prevenibles, debe insistir en que sus empleados reciban las vacunas correspondientes.

 

• Donde haya focos conocidos de crimen o terrorismo, desaconseje viajar a esas áreas.

 

• Donde haya disturbios civiles, desaconseje viajar a esas áreas.

 

• Donde haya malas condiciones de las carreteras y muchas muertes, aconseje a sus empleados que no conduzcan automóviles en esas áreas.

 

• Cuando hay una epidemia de enfermedad o una pandemia (como COVID-19), aconseje no viajar en absoluto.

 

Importancia de una comunicación interna adecuada en torno a la gestión de riesgos de viaje

 

La comunicación es fundamental en cualquier situación urgente que pueda representar una amenaza para la salud y la seguridad de sus empleados; no debe pasar por alto la gestión de riesgos de viaje cuando se prepara para diferentes escenarios sobre los que puede necesitar comunicarse con los empleados.

 

Para empezar, debe comunicar ampliamente las políticas de gestión de riesgos de viaje de su empresa para que los empleados las conozcan.

 

1. Esté preparado, Gestión de riesgos de viaje.

 

Cuando necesite comunicar rápidamente información crítica a sus empleados, es importante que tenga una estrategia establecida sobre cómo lo hará. Una situación de crisis puede ocurrir rápidamente y, a menudo, es inesperada, por lo que estar preparado con anticipación lo ayuda a tomar la delantera cuando surge un problema.

 

Su estrategia debe describir qué pasos se tomarán, quién los tomará y qué canales se utilizarán para comunicarse con los empleados cuando haya un problema de gestión de riesgos de viaje.

 

2. Elegir el canal adecuado para comunicar

 

Cuando tiene empleados que están en movimiento, es posible que no revisen sus correos electrónicos religiosamente.

 

O pueden ser como los muchos oficinistas que pierden correos electrónicos importantes debido a que las bandejas de entrada están sobrecargadas.

 

Puede probar soluciones alternativas para comunicarse, por ejemplo, enviando mensajes emergentes que aparecen en las pantallas de escritorio y no se pueden perder.

 

O enviar notificaciones a teléfonos y tabletas a través de una aplicación: una excelente manera de mantenerse en contacto con los empleados que están en movimiento. Ambas funciones están disponibles a través de DeskAlerts.

 

3. Diríjase a audiencias personalizadas, Gestión de riesgos de viaje.

 

Si tiene una organización con empleados ubicados en diferentes partes del mundo, o incluso solo en diferentes partes de su país, puede haber diferentes mensajes sobre viajes o seguridad que deba proporcionar en función de la ubicación geográfica que no sea apropiado enviar a toda la organización.

 

Enviar mensajes personalizados por ubicación geográfica es una excelente manera de superar esto para garantizar que la información más relevante y necesaria llegue a las personas que necesitan conocerla. Esto se puede hacer en DeskAlerts al integrarlo con el Directorio Activo de su empresa.

 

 

4. Disponer de un mecanismo de comunicación bidireccional

 

Cuando tiene empleados que viajan al extranjero que podrían verse atrapados en una crisis inesperada, es extremadamente importante mantenerse en contacto y tener una idea rápida de lo que está sucediendo en el terreno para que la empresa pueda tomar las medidas adecuadas.

 

Una forma de hacerlo es enviar encuestas rápidas a los empleados afectados a través de DeskAlerts. Esto proporciona una forma efectiva de comunicación bidireccional donde puede recopilar información y ver los resultados en tiempo real, especialmente importante si necesita tomar decisiones rápidamente para ayudar a mantener a sus empleados seguros cuando están lejos de casa.

 

Conclusión

 

Tener implementadas soluciones de gestión de riesgos de viaje puede ayudar a mantener a sus empleados seguros y evitar que se queden con sus propios dispositivos si se ven atrapados en una situación insegura mientras viajan por negocios.