Control de inventario. Conocer su inventario es clave para lograr una cadena de suministro eficiente. Pero, ¿cuáles son los pasos necesarios para administrar mejor sus niveles de inventario? Exploremos el control de inventario y por qué es un aspecto integral de una operación exitosa de la cadena de suministro.

 

¿Qué es el control de inventario?

 

El control de inventario, también conocido como control de existencias, es el proceso de administración de sus niveles de inventario para optimizar la cantidad de suministro. En pocas palabras, garantiza que se pueda satisfacer la demanda de los clientes en un momento dado.

 

El objetivo es la optimización: mantener sólo la cantidad necesaria para minimizar los costes y evitar que se agoten las existencias. Un buen control de inventario tiene en cuenta los datos de las compras, los pedidos dobles, los envíos, el almacenamiento, la prevención de pérdidas y mucho más. También tiene que ver con las finanzas de su organización: unas existencias demasiado escasas en el almacén pueden provocar la pérdida de ventas, mientras que un exceso aumenta los gastos generales.

 

Control de inventario frente a administración de inventario.

 

Mientras que el control de inventarios abarca la administración de la cadena de suministro y la administración de almacenes, la administración de inventarios es el proceso completo de adquisición, almacenamiento y obtención de beneficios de su servicio o producto. 

 

El control de inventario sólo implica lo que está en el almacén, mientras que la administración regula cómo llega el artículo al almacén, su estado mientras está allí y cómo llega a su destino final.

 

Beneficios de la optimización de los procesos de control de inventario.

 

Es crucial saber cuántas existencias tiene en su almacén en este momento por una serie de razones. ¿Pero qué hay de los beneficios a largo plazo? El control de inventario es importante porque:

 

• • Mantiene la precisión
• • Informa sobre la previsión de la demanda
• • Reduce los costes
• • Mejora la satisfacción del cliente
• • Mantiene la precisión

 

Conocer sus niveles de inventario es importante, pero ¿cómo debe hacerlo? Aunque hay varios métodos entre los que elegir en función de su negocio y de una serie de factores, como si emplea un inventario administrado por el proveedor o en consignación, utilizar uno de estos métodos con regularidad le proporciona los datos necesarios para mantener un recuento de existencias preciso. Y aunque el objetivo general es la optimización, los datos precisos del inventario son una parte fundamental de la ecuación.

 

Algunos métodos comunes de recuento de inventario son:

 

• Inventario periódico

 

Un método utilizado cuando las empresas están empezando con el control de inventario, el inventario periódico significa contar todo el stock semanal o mensualmente. Aunque tendrá un recuento exacto al final del día, esas cantidades no serán fiables durante mucho tiempo.

 

• Recuento cíclico

 

Se emplea una vez que los recuentos periódicos del inventario se vuelven demasiado frecuentes. Contar una parte de su inventario cada día, de modo que en el transcurso de un mes se cuenta la totalidad de su inventario. Puede utilizar estos recuentos para detectar discrepancias e identificar tendencias en cuanto a daños, pérdidas y deterioro.

 

• Recuento ABC

 

Este método utiliza el recuento cíclico pero añade más datos a la mezcla. Consiste en clasificar sus productos por prioridad en función de su precio y popularidad. El 20% de los artículos que se venden más rápido y son más valiosos son artículos “A”. El 20% inferior son artículos “C”, y todo lo que hay entre ellos son artículos “B”. Los artículos “A” se cuentan con mayor frecuencia, por ejemplo diaria o semanalmente, los artículos “B” con menor frecuencia y los artículos “C” con menor frecuencia. 

 

Esto le permite administrar su calendario de recuento de existencias con mayor facilidad, al tiempo que mantiene una imagen más precisa de sus niveles de inventario.

 

• Inventario justo a tiempo

 

Considerado un método para cuando una cadena de suministro está sincronizada, el inventario justo a tiempo (muchas veces denominado inventario JIT) coordina la recepción de las materias primas del proveedor a medida que el cliente las compra, reduciendo el desperdicio en forma de costes de alojamiento del inventario. Sin embargo, esto puede ser arriesgado, ya que un descuido dentro de la cadena de suministro puede echar por tierra todo el proceso.

 

Informar sobre la previsión de la demanda

 

El control del inventario y la previsión de la demanda van de la mano. La previsión de la demanda utiliza la información de la cadena de suministro para planificar la cantidad de existencias necesarias para satisfacer la demanda prevista. Una previsión eficaz de la demanda no sólo evita las roturas de stock o el exceso de existencias, sino que le lleva a optimizar sus niveles de inventario, el objetivo general del control de inventario.

 

Reducir costes

 

Ya lo hemos dicho antes, pero no está de más repetirlo: un buen control del inventario puede ayudarle a reducir los costes de su cadena de suministro. No es una solución milagrosa pero mantener el inventario justo para abastecer su demanda evita el exceso de existencias, reduce los costes de almacenamiento, disminuye el pago de horas extras y mucho más.

 

Mejore la satisfacción del cliente

 

Aunque el cumplimiento es sólo un aspecto de la opinión general de un cliente sobre su organización, es una parte clave. Las empresas que no pueden satisfacer sus pedidos a tiempo o de acuerdo con la demanda se arriesgan a perder ventas. Prever con precisión y mantener un stock suficiente contribuye en gran medida a cultivar una experiencia positiva para sus clientes.

 

Mejores prácticas

 

Es posible que tenga medidas de control de inventario establecidas, pero que esté considerando formas de mejorar sus esfuerzos. Ya hemos hablado de la importancia del control del inventario para mejorar la satisfacción de los clientes, tanto de los actuales como de los nuevos.

 

Tanto si su prioridad es hacer crecer su negocio, organizar mejor sus existencias o racionalizar sus procesos, integre las mejores prácticas en su estrategia. Algunas de las mejores prácticas para el control del inventario son:

 

• Añadir automatización 

 

El uso de la tecnología, como el software de control de inventario, reduce el tiempo y los costes necesarios para realizar recuentos de existencias manuales y minimiza el riesgo y los posibles errores. Además, la visibilidad en tiempo real de los datos de inventario mantiene una imagen precisa de su inventario.

 

• Implementar el control de calidad

 

Otro aspecto de la satisfacción del cliente, el control de calidad le permite supervisar los lotes de inventario, tomar mejores decisiones sobre los pedidos de venta, cumplir con los requisitos reglamentarios y mucho más.

 

• Establecer reglas de asignación de inventario

 

Es posible que piense: “pero mi cadena de suministro y mis previsiones son buenas. ¿Qué más puedo hacer?”. A veces, los problemas de inventario están fuera de su control. Las interrupciones importantes de la cadena de suministro, como lo que ocurrió con la pandemia de COVID-19, pueden dar lugar a desabastecimientos debido a problemas de los fabricantes y proveedores. Establezca un conjunto de reglas que prioricen qué clientes deben recibir el inventario que tiene en stock.

 

• Utilizar la cantidad económica de pedido

 

La cantidad económica de pedido es una fórmula para ordenar el inventario basada en la cantidad ideal de pedido. Esta fórmula es más útil cuando la demanda, los pedidos y los costes de mantenimiento son coherentes, pero puede modificarse para compensar diferentes niveles de producción. El uso de una fórmula puede ayudar a determinar el nivel óptimo de inventario que se debe alcanzar para mantener un stock suficiente para satisfacer los pedidos, pero no demasiado como para incurrir en costes de mantenimiento.

 

• Establecer puntos de reorden

 

Establecen un nivel de existencias a partir del cual es necesario volver a pedir más existencias para evitar que se agoten. Garantizar que se dispone de suficientes existencias es necesario para lograr la satisfacción del cliente y evitar la pérdida de ingresos por ventas.

 

• Realizar auditorías y recuentos de existencias con regularidad

 

Mantener la regularidad en el recuento de su inventario a través de un proceso racionalizado intenta identificar y prevenir los problemas antes de que ocurran. Este proceso puede automatizarse con un sistema de administración de inventario.

 

• Optimizar la ubicación de los envíos

 

El uso de la distribución por parte de terceros como medio para cumplir con los pedidos, como los centros de distribución, con el fin de mantener el inventario más cerca del cliente puede reducir los costos con el fin de ganar el costo más bajo y la entrega más rápida.

 

Métodos automatizados de control de inventario

 

Aunque el recuento de existencias a mano y el seguimiento de los niveles de inventario en hojas de cálculo permiten realizar el trabajo en términos de control de inventario básico, no son las prácticas más eficientes. En este caso, un poco de automatización puede ser de gran ayuda. Algunos sistemas eficaces de control de inventario son:

 

• • Código de barras/RFID
• • Dispositivos móviles y aplicaciones
• • Control de lotes
• • Trazabilidad