¿Cómo comunicar los cambios de política a los empleados? El cambio es inevitable en los negocios. Ya sea que haya una nueva dirección estratégica para la empresa, que se implementen nuevos sistemas o que la nueva legislación afecte a su industria, las políticas y los procedimientos de la empresa inevitablemente se actualizarán y cambiarán.

 

Cuando cambian las políticas y los procedimientos de su empresa, comunicarlos a los empleados es esencial para evitar errores costosos. Según la naturaleza de la política o el procedimiento que se cambie, podría haber consecuencias legales y financieras si su empresa no cumple.

 

Determinar quién se verá afectado por las nuevas políticas de trabajo. No solo pueden ser sus empleados, sino también las partes interesadas, como clientes, socios y la comunidad en general. Esto le ayudará a determinar cómo y cuándo comunicar los cambios en la política y los procedimientos de su empresa.

Cómo comunicar los cambios de política a los empleados

 

Una vez que haya establecido que el cambio es necesario, debe pensar en cómo informará al personal sobre los cambios en sus políticas y procedimientos. Estos son los pasos esenciales que debe seguir para asegurarse de que las personas estén informadas y comprendan los cambios y las implicaciones de no seguir los nuevos protocolos.

 

1. Sea muy claro acerca de estos cambios

 

Al comunicar políticas y procedimientos en el lugar de trabajo, debe ser claro, conciso y fácil de entender.

 

Sea directo acerca de por qué es necesario el cambio, exactamente qué está cambiando, qué permanece igual y qué pasos deben tomar todos los empleados para asegurarse de que cumplan con los nuevos requisitos.

 

Además, explique claramente cuáles son las consecuencias para la empresa si no se siguen las políticas corporativas.

 

2. Considera la comunicación cara a cara, Comunicar los cambios.

 

Si es posible, y si la política comercial y el cambio de procedimiento lo justifican, organice una reunión o un seminario web con la asistencia de la alta dirección para explicar la necesidad del cambio de política y las consecuencias.

 

Las comunicaciones cara a cara sobre temas importantes a menudo se sienten más auténticas y ayudan a generar confianza con los empleados.

 

Incluso si los cambios se anuncian por correo electrónico o por escrito en otros canales oficiales, sigue siendo una buena idea que los gerentes hablen directamente con sus empleados sobre ellos en reuniones de equipo o incluso individualmente para garantizar el cumplimiento.

 

 

 

 

3. Asegúrese de que las nuevas políticas de trabajo sean fáciles de encontrar.

 

Cuanto más fácil sea para los empleados encontrar las políticas de trabajo modificadas, más fácil les resultará implementarlas y cumplirlas.

 

Lo peor que puede hacer es poner las nuevas reglas de los empleados en un lugar donde no puedan ubicarlas fácilmente. Esto significa que si vive en su intranet, por ejemplo, tienen que buscar en muchas páginas para encontrar la información… y eso es si saben buscarla en primer lugar.

 

Debe tener una sección de reglas para empleados claramente etiquetada y fácil de encontrar y navegar en su sitio de intranet que establezca todas las políticas y procedimientos de la empresa. En efecto, se trata de una copia electrónica del “manual de la empresa”.

 

Cada vez que realice cambios o actualizaciones en este manual de la empresa, debe enviar comunicaciones a los empleados describiendo los cambios e indicándoles dónde pueden encontrar la información.

 

4. Utilice a los empleados como campeones, Comunicar los cambios.

 

Algunos cambios de políticas y procedimientos tienen implicaciones importantes para toda la empresa… o solo para secciones específicas de la misma. Una buena manera de comunicar una nueva política a los empleados es aprovechar los recursos de liderazgo dentro de su equipo y nombrar empleados apasionados con una sólida comprensión de los cambios para que sean “campeones” entre sus pares que puedan defender la importancia de los cambios y también ayudar a otros a implementarlos.

 

Es más probable que los empleados acepten con éxito el cambio cuando lo promueve un colega al que respetan y en el que confían.

 

5. Proporcionar una formación adecuada, Comunicar los cambios.

 

A veces, las políticas y los cambios de procedimiento serán complejos y requerirán un enfoque completamente nuevo de las prácticas laborales. Cuando los conceptos son difíciles de comprender, simplemente escribirlos y esperar lo mejor no es suficiente. Debe asegurarse de que los empleados reciban la capacitación adecuada en los nuevos procedimientos para que puedan realizar las tareas de la manera que se espera de ellos.

 

Dependiendo de los cambios, es posible que deba implementar capacitación en toda la empresa al comienzo de la nueva iniciativa, o simplemente según sea necesario. La capacitación de actualización y seguimiento también debe tenerse en cuenta si es necesario.

 

6. Solicite la opinión de los empleados al redactar las políticas de la empresa.

 

Cuando esté actualizando su manual de políticas para empleados, puede ser útil obtener comentarios y asistencia de los empleados para asegurarse de que da en el blanco.

 

Puede hacer esto comunicando las nuevas políticas y procedimientos propuestos y brindándoles una muestra de cómo se verá.

 

Involucrar a los empleados en el proceso les brinda la oportunidad de k preguntas y dar comentarios honestos sobre lo fácil que es entender y seguir su manual de políticas para empleados desde su perspectiva.

 

También puede basarse en sus experiencias trabajando en la cara del carbón al redactar las políticas de la empresa para asegurarse de que los cambios que proponga sean prácticos y realistas.

 

7. Esté abierto a la comunicación bidireccional, Comunicar los cambios.

 

Las personas a menudo se resisten al cambio, particularmente cuando han hecho algo de una manera particular durante un período prolongado. Pueden tener una reacción emocional al cambio y también pueden sentir que los cambios no son prácticos.

 

Así como necesita comunicar la necesidad de cambio, ofrecer oportunidades para que los empleados brinden comentarios significativos puede ayudar a mantenerlos comprometidos durante todo el proceso.

 

Los medios de comunicación a utilizar para establecer efectivamente una nueva política.

 

Cuando tiene una política corporativa y cambios en los procedimientos para comunicar, hay varias maneras de hacerlo.

 

 

Esto puede incluir:

 

• Envío de correos electrónicos a los empleados.
• Poner información en el sitio de intranet de su empresa
• Compartir las políticas en sus plataformas de redes sociales internas
• Escribir directamente a los empleados
• Hacer que los gerentes discutan los cambios en las reuniones del equipo.
• Incluir información sobre la política en boletines internos
• Publicar políticas actualizadas en los tablones de anuncios de la empresa.
• Incluir políticas en cualquier manual del personal

 

Sin embargo, existen algunas limitaciones con estos métodos de comunicación. Dependen de que los empleados presten atención a los correos electrónicos, busquen activamente la intranet y otros canales internos, o estén presentes en una reunión si se discutió.

 

 

Otra opción a considerar para solucionar estos problemas es DeskAlerts.

 

DeskAlerts es un sistema de software de comunicaciones internas que envía notificaciones emergentes a los escritorios y envía notificaciones a los dispositivos móviles. Los mensajes se muestran de una manera que no se puede omitir ni ignorar, lo que los convierte en la manera perfecta de comunicar cambios críticos en políticas y procedimientos.

 

Otras características útiles incluyen la capacidad de enviar contenido de video para explicar los cambios, enlaces HTML a documentos de políticas y un módulo de prueba que le permitirá evaluar el conocimiento de los empleados sobre los cambios para determinar si necesita mejorar sus actividades educativas.

 

Puede enviar sugerencias, sugerencias y recordatorios a través de una cinta de teletipo de desplazamiento menos intrusiva. O utilícelo para implementar un protector de pantalla corporativo especialmente diseñado o un fondo de pantalla corporativo que explique los puntos clave de los cambios.

 

DeskAlerts también le permite enviar alertas de cumplimiento: sus empleados deben confirmar que han leído la política antes de cerrar la ventana de alerta. Esto puede ayudarlo en el futuro si los empleados afirman que no conocían una política y actúan en contravención de ella.

 

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Al igual que con cualquier buen enfoque de comunicación interna, las mejores formas de comunicar los cambios de política incluyen:

 

Uso de una combinación de canales de entrega para garantizar que el mensaje llegue.

 

Envíe recordatorios o sugerencias y sugerencias sobre la actualización de la política como parte de una campaña de comunicación interna para asegurarse de que el mensaje llegue.

 

Cuestione a sus empleados sobre su comprensión de la nueva política. Supervise el cumplimiento de los cambios de política y adapte cualquier otra comunicación para abordar cualquier problema.