Crea tu lista de verificación para la gestión de cambios. A la gente no le gusta cambiar. Como seres humanos, nos metemos en rutinas y no nos gusta salir de nuestras zonas de confort. Entonces, cuando las organizaciones cambian, puede ser difícil lograr que los empleados adopten estos cambios. Hay muchas razones por las que su empresa puede necesitar pasar por un proceso de cambio. Esto suele suceder por algún tipo de necesidad. Por ejemplo, razones financieras, cambios en el marco regulatorio y / o una fusión o venta. Sin embargo, es posible que simplemente desee cambiar de dirección para seguir siendo relevante, competitivo, viable y solvente.

El cambio puede ser difícil. No existe una solución rápida. No puede agitar una varita mágica y hacer que todo se convierta en algo nuevo fácilmente. El cambio es un proceso que requiere mucho trabajo, planificación, dedicación y compromiso para llevarse a cabo. Debido a esto, muchas empresas se equivocan. De hecho, el 70% de las iniciativas de cambio en todo el mundo fracasan todos los años. Por lo tanto, para evitar esto usted debe seguir los siguientes procesos y sistemas para traer un cambio a su empresa:

Planificación:

• Crea un equipo de proyecto con políticas y otras estructuras.
• ¿Cuál es el resultado que le gustaría lograr? ¿Cómo llegará a este punto? Establezca sus claves, así como los términos de referencia.
• Cree un caso para los cambios que le gustaría realizar.
• Seleccione un procedimiento de gestión de cambios comprobado que le ayudará a cambiar su empresa.
• Establezca su plan en un formato fácil de seguir.
• Averigüe si algún obstáculo podría impedirle alcanzar sus objetivos y, de ser así, idee estrategias de mitigación.
• Averigüe si existen riesgos y cree estrategias de mitigación
• Asegúrese de contar con los recursos necesarios para llevar a cabo su plan.
• Vea si hay algún costo involucrado y, de ser así, tómese el tiempo para planificar un presupuesto.
• Encuentre quiénes serán los más afectados por el cambio: mapee sus partes interesadas.
• Explore formas de involucrar a los afectados por el cambio.
• Asigne responsabilidades a los miembros relevantes de su personal.
• Establezca líneas de tiempo.

Liderazgo

• Asegúrese de que todos los miembros del equipo de liderazgo de su empresa comprendan completamente las metas y los objetivos de este cambio y puedan hablar con los empleados al respecto.
• Identifique “patrocinadores” o “campeones” del cambio que puedan ayudar a liderar iniciativas y ser la cara pública de su campaña de cambio.
• Desarrolle la comprensión de sus patrocinadores y defensores de sus roles y responsabilidades, así como la iniciativa de cambio.
• Asegúrese de que sus patrocinadores y campeones puedan transmitir sus mensajes clave y compartirlos.
• Establezca expectativas claras de sus gerentes sobre el papel que desempeñarán en el éxito o el fracaso de su campaña de cambio.
• Los mandos intermedios pueden ayudar a desempeñar un papel crucial a la hora de encontrar y hacer frente a cualquier resistencia al cambio entre el personal que manejan. En este caso, necesitarán entrenamiento para ayudarlos con este rol.

Comunicación, Crea tu lista de verificación para la gestión de cambios 

• Cree un plan de comunicación
• Seleccione los mensajes clave sobre su iniciativa de cambio y su proceso
• Encuentre grupos de audiencia
• Cree recursos de información relevantes en diferentes formatos y para diferentes públicos, si es posible.
• Establezca los canales de comunicación que va a utilizar.
• Averigüe quién será el que compartirá todas las comunicaciones. Por ejemplo, el director ejecutivo, supervisores, patrocinador del proyecto, otros.
• Mida la frecuencia con la que compartirá sus mensajes
• Entregue la responsabilidad de las tareas de comunicación.
• Cree procesos que permitan la comunicación bidireccional.
• Supervise y estudie el éxito de su estrategia de comunicación.

Participación de los interesados

• Identifique a las partes interesadas, internas y externas, que podrían verse afectadas por su iniciativa de cambio.
• Discuta y únase a sus grupos de partes interesadas para ver cómo se sienten acerca del cambio y qué trabajo se debe hacer para que estén listos para aceptarlo.
• Facilite el intercambio de información entre las partes interesadas. Para ello, puede considerar eventos, reuniones informativas y otras actividades como parte o junto con su estrategia de comunicación.
• Brinde oportunidades para la comunicación bidireccional.
• Registre los comentarios o los problemas que surgieron una vez que consultó con sus partes interesadas.
• Informe el progreso a las partes interesadas.

Cambio cultural, Crea tu lista de verificación para la gestión de cambios 

• ¿Cuáles son los valores, comportamientos y otros atributos de la cultura organizacional que desea ver una vez que se implemente el cambio?
• Asegúrese de expresar claramente el vínculo entre los nuevos comportamientos y el éxito continuo de su empresa.
• ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de la cultura de su lugar de trabajo existente (o culturas si está pasando por una fusión o compra)?
• ¿Cómo se pueden juntar estas culturas? (aplica si se está pasando por una fusión o adquisición).
• ¿Cómo puede facilitar que sus empleados se involucren a nivel social para construir cultura?
• ¿Existe alguna necesidad de capacitación que ayude con esto?

Capacitación

• Estudie qué capacitación y mejora serán necesarias como resultado de su iniciativa de cambio. ¿Necesita volver a capacitar a toda su fuerza laboral o solo a los que están a cargo de una función específica?
• Planifique sus sesiones de entrenamiento para atender a todos con pocas o ninguna interrupción, por ejemplo: escalonadas durante varios días.
• Evalúe a sus empleados después de la capacitación y ofrezca capacitación de seguimiento si es necesario.
• Incluya esta capacitación en su proceso de incorporación para nuevos empleados.
• Comparta sus expectativas con gerentes y supervisores a cargo de asesorar a sus subordinados directos durante el proceso de cambio.
• Prepare a estos gerentes para que puedan responder preguntas sobre el proceso de cambio y explicar qué hay de nuevo.

Evaluación, Crea tu lista de verificación para la gestión de cambios 

• ¿Qué tan bien entienden sus empleados los mensajes sobre su cambio?
• ¿Tiene métricas establecidas para ayudar con el proceso de evaluación? Si es así, ¿qué están diciendo?
• ¿Ha habido un desafío al cambio?
• ¿Ha realizado alguna encuesta de pulso o de evaluación comparativa para medir los niveles de compromiso y moral?
• ¿Qué ha aprendido como empresa del proceso?
• ¿Qué mejoras podría realizar en este proceso?
• Si ha habido resistencia, ¿cómo se ha gestionado?
• ¿Qué comentarios ha recibido de los empleados?
• ¿Cuáles son los siguientes pasos?