La importancia de la comunicación interna

La importancia de la comunicación interna

Hoy en día, estamos casi continuamente en contacto con nuestros compañeros de trabajo. Probablemente y sin prestarle demasiada atención. A pesar de que con estas acciones sí te estás comunicando en el trabajo, hay una gran diferencia entre estos tipos de mensajes y las comunicaciones en el trabajo a las que nos referiremos. La importancia de la comunicación interna en cualquier organización es la base de tener un clima organizacional adecuado para todos los empleados.

La importancia de la comunicación interna

Con las comunicaciones en el trabajo nos referimos a aquellas comunicaciones que tienes en torno a los pormenores del trabajo. Saber cuándo y cómo comunicarse de manera efectiva puede ayudarte a reducir la falta de comunicación, aumentar la felicidad del equipo, reforzar la colaboración y fomentar la confianza. Los equipos que saben cómo comunicarse de manera efectiva con respecto al trabajo están mejor preparados para enfrentar situaciones difíciles. Pero el desarrollo de los buenos hábitos de comunicación requiere de tiempo y esfuerzo.

A qué nos referimos con las “comunicaciones en el trabajo”

Con las comunicaciones en el trabajo nos referimos a cualquier tipo de comunicación que uses relacionada con los pormenores del trabajo. Por ejemplo, hablar acerca de las tareas individuales, compartir actualizaciones sobre los proyectos o brindar comentarios a gerentes o empleados. Saber cómo comunicarse en el trabajo es clave para lograr una colaboración efectiva, porque si no te puedes comunicar con claridad, te arriesgas a cometer errores de comunicación, a crear confusión o, incluso, a herir los sentimientos de alguien sin haber tenido esa intención.

Las comunicaciones en el trabajo se pueden producir cara a cara, por escrito, a través de una plataforma de videoconferencia o en una reunión grupal. También se pueden dar en tiempo real o de manera asincrónica, algo que sucede cuando te comunicas por trabajo con un video grabado, por email o en una plataforma como una herramienta de gestión de proyectos. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de comunicaciones en el trabajo:

  • Reuniones de equipo
  • Sesiones individuales de evaluación
  • Recepción de información
  • Comunicaciones acerca del estado o progreso de un proyecto
  • Colaboración con tareas de otros departamentos
  • Comunicaciones no verbales

Elementos de una buena comunicación

Ahora que sabes qué tipo de comunicaciones se pueden incluir dentro de las comunicaciones de trabajo, ¿cómo podrías empezar a mejorarlas? Hay algunos principios claros de las comunicaciones que puedes aplicar independientemente del tipo de comunicación del que se trate. En particular, una buena comunicación:

  • Apunta a la claridad. Más allá de que se trate de un mensaje, la redacción de un email o de dar alguna respuesta sobre la marcha, apunta a comunicar tu mensaje con claridad.
  • Procura resolver conflictos, no crearlos. El motivo por el que te comuniques será para resolver un problema o incentivar la colaboración efectiva en un proyecto o tarea. La buena comunicación en el trabajo puede resolver obstáculos o puede tratarse de dar una opinión. Asegúrate de que el objetivo siempre sea mejorar la situación actual.bajo es un intercambio de información, incluso aunque la persona solamente 
  • Se produce en ambas direcciones. Cada situación comunicativa en el trabajo se comunique de manera no verbal.

Los beneficios de las comunicaciones abiertas en el trabajo

Las comunicaciones efectivas y claras en el trabajo pueden lograr lo siguiente:

  • Estimular la participación y el sentido de pertenencia de los empleados
  • Incentivar la aceptación y el respaldo del equipo
  • Aumentar la productividad.
  • Construir una cultura corporativa saludable
  • Reducir los conflictos
  • Aumentar la retención

7 consejos para las comunicaciones efectivas en el trabajo

Las comunicaciones efectivas en el trabajo se resumen en dónde, cómo y cuándo uno se comunica. Prueba estos siete consejos para transformarte en un mejor comunicador.

1. Hay que saber dónde comunicarse y sobre qué temas

Las comunicaciones se producen de muchas formas diferentes, cara a cara, por email, mediante mensajes instantáneos y en plataformas para gestión del trabajo. Para lograr la mayor efectividad posible, asegúrate de seguir las instrucciones sobre cómo comunicarse y de enviar mensajes sobre lo que corresponde en el lugar correcto.

A veces, si sabes dónde comunicarte, ya tienes la mitad del camino recorrido. La empresa puede tener muchas herramientas diferentes para las comunicaciones, lo cual puede hacer que sea difícil saber qué herramienta es la más apropiada para alguna pregunta o comentario en particular. ¿Necesitas comunicarte en tiempo real o está bien si envías un mensaje asincrónico? Si no estás seguro, pregúntale a algún miembro del equipo o gerente dónde deberías enviar los diferentes tipos de mensajes. 

  1. Desarrolla las habilidades de colaboración

La colaboración es la base del trabajo efectivo en equipo. A fin de desarrollar habilidades sólidas para la colaboración en equipo, debes poner en práctica las comunicaciones abiertas y honestas. Esto no quiere decir necesariamente que siempre debes estar de acuerdo con todo. Saber cómo disentir y trabajar para resolver esas diferencias también es una parte central de la colaboración.

  1. Habla cara a cara siempre que puedas

Tal vez una de las formas más usadas y efectivas para evitar los malentendidos en las comunicaciones sea hablar cara a cara. Si tu equipo trabaja de forma virtual, hablar por videoconferencia también funciona. Las comunicaciones cara a cara son particularmente importantes si sabes que una conversación va a ser dura. Puede ser muy difícil comunicar el tono por medio de la escritura. Lo ideal sería que la otra persona viera tus expresiones faciales y el lenguaje corporal.

Si tu equipo trabaja de forma remota o descentralizada, también podría resultar mejor una comunicación por teléfono en vez de una por videoconferencia. El hartazgo de las videoconferencias es real y puede hacer que la colaboración y las comunicaciones se vuelvan particularmente difíciles para los equipos remotos. Comunicarse por teléfono reduce algunas de las tensiones visuales y, a la vez, permite escuchar la voz y el tono del otro miembro del equipo.

  1. Presta atención a tu lenguaje corporal y al tono de voz

Las comunicaciones no se tratan solamente de lo que dices, sino también, de cómo lo dices. Fíjate de no estar con los brazos cruzados o de no mostrar desinterés. Muchas veces, el lenguaje corporal no tiene nada que ver con la situación actual; puedes estar cansado o estresado por algo que sucede en tu vida personal. Pero los miembros de tu equipo, quienes tal vez no conozcan el contexto, podrían ver tus reacciones y suponer que estás enojado o molesto por algo. Particularmente en el caso de las conversaciones más duras, intenta relajar el lenguaje corporal y las expresiones faciales para evitar transmitir cualquier señal no intencionada.

5. Prioriza las comunicaciones de ida y vuelta

Escuchar es tan importante como hablar en el caso de las comunicaciones en el trabajo. Parte de ser un miembro colaborativo del equipo tiene que ver con que escuchas las ideas de otras personas en vez de solamente tratar de imponer tu parecer.

Hay dos tipos comunes de escucha: escuchar para responder y escuchar para entender. Cuando escuchas para responder te centras en lo que dirás a continuación, en vez de escuchar lo que la otra persona dice. Con este tipo de escucha, corres el riesgo de pasar por alto información clave o incluso, de simplemente repetir lo que alguien más dijo.

En cambio, intenta entender; es decir, escuchar realmente lo que la otra persona tiene para decir sin pensar en lo que vas a responder. Si realmente piensas en algo que quieres decir, dilo de una vez para poder seguir escuchando para comprender, en vez de tratar de recordar lo que quieres decir a continuación.

6. Mantente fiel a los hechos no a la fantasía

En este caso, los “hechos” son eventos que realmente sucedieron, algo con lo que todos dentro de una misma habitación estarían de acuerdo sin conflicto alguno. Una “fantasía”, por otra parte, es nuestra interpretación de una situación.

Por ejemplo, supongamos que tu gerente opina sobre tu trabajo durante una reunión de equipo pequeña delante de todos. Este es un hecho. No esperabas que hiciera ningún comentario al respecto y crees que habló en la reunión de equipo, en vez de reservarlo para la reunión individual de evaluación, porque mostraba cierta disconformidad con tu trabajo. Esto es “fantasía”, porque no tienes manera de saber si es cierto o no.

Las fantasías son inevitables, todos nos las creamos a partir de los hechos. Pero hay que tratar de separar la fantasía de los hechos y evitar actuar basados en fantasías hasta que se puedan comprobar. Por ejemplo, en este caso, tal vez sea conveniente hablar con tu gerente y preguntarle, durante la siguiente reunión individual de evaluación, por qué hizo esos comentarios en la reunión de equipo.

7. Asegúrate de hablarle a la persona correcta

Las comunicaciones efectivas en el trabajo tienen mucho que ver tanto con el interlocutor como con lo que dices. Las comunicaciones deficientes por lo general se producen cuando no le hablas a la persona correcta o intentas compartir información en un contexto que no es el adecuado.

Para evitarlo, cerciórate de que las personas correctas se encuentren en la sala o de que reciban el mensaje. Si no estás seguro de quién debería ser, haz algo para identificar a los principales integrantes del proyecto que puedan faltar.

Uno de los impulsores clave del compromiso de los empleados es la comunicación interna. Los empleadores que mantienen informados a los empleados pueden ayudar a aumentar el compromiso, especialmente cuando usa DeskAlerts.

software comunicacion interna

DeskAlerts puede ayudar con la importancia de la comunicación interna

-Reducción de la sobrecarga de información. Cuando los empleados reciben demasiada información, generalmente en forma de múltiples correos electrónicos, la información puede perderse, lo que significa que el empleado puede sentir que no está siendo consultado sobre algo cuando simplemente no ha notado el correo electrónico. La importancia de la comunicación interna

-Dar a los empleados más control sobre qué tipos de información reciben mediante el uso de la función de suscripciones de contenido en DeskAlerts.

-La capacidad de enviar contenido personalizado para aumentar el compromiso.

-Una función de reacción del usuario que permite a los empleados dar “me gusta” al contenido que se envía, lo que les permite interactuar con él de la manera en que están acostumbrados en las redes sociales.

¿Puede su empresa permitirse el lujo de no tener una fuerza laboral informada? Cuando sus empleados sepan lo que está sucediendo en el lugar de trabajo, estarán más motivados y comprometidos. Comprenderán mejor lo que se espera de ellos, así como el papel que desempeñan individualmente para garantizar el éxito de su empresa. 

DeskAlerts hace que sea mucho más fácil mantener informados a los empleados. Póngase en contacto hoy mismo y agende una prueba gratuita.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.