Elementos que deben considerarse antes de implantar un sistema ERP. La implantación de un sistema ERP implica cambios profundos y sustanciales, no sólo en las funciones de TI, sino también en los procesos empresariales generales. La planificación empresarial afectará a todas las personas de la empresa. Es el equivalente aproximado a recibir un trasplante de corazón para su empresa. Así que, ¿Cómo puede asegurarse de que el corazón de su empresa siga latiendo durante la implementación, para salir más fuerte, más sano y más eficiente al otro lado?

Comprender las necesidades y los objetivos reales de su empresa

Antes de implantar una nueva solución ERP, es importante considerar cuáles son las necesidades reales de su empresa. ¿Qué espera ganar con la implantación? ¿Requisitos que necesitará cada función?

Se recomienda que se asegure de elaborar un documento exhaustivo que enumere de forma centralizada todos los requisitos y necesidades de su empresa. Debe saber cuáles son sus objetivos antes de comenzar la implantación. No puede conseguir lo que quiere a menos que sepa lo que quiere. Su empresa es específica, por lo que su ERP también debe serlo.

Además, es importante entender qué es lo que no funciona actualmente, así como cuáles son sus objetivos a medida que avanza en la implantación. Haga un seguimiento y evalúe estos objetivos a lo largo de su viaje, asegurándose de que la implementación se mantiene en el camino de las necesidades principales de su negocio.

Entender la verdadera funcionalidad de una solución ERP

Conocer toda la potencia y el potencial de un sistema ERP es crucial para poder utilizarlo en toda su funcionalidad. El software ERP específico de la industria puede hacer mucho por usted y por su empresa, pero para poder utilizarlo, primero debe dedicar tiempo a explorarlo y comprenderlo. No tenga miedo ni se sienta intimidado, porque el socio de software adecuado le ayudará y apoyará en cada paso de este proceso.

También es una buena idea asignar la funcionalidad específica del ERP que ha elegido a las necesidades y requisitos de su negocio y su industria. Al realizar este ejercicio de mapeo interno, puede garantizar que está aprovechando al máximo la funcionalidad y las capacidades por las que está pagando.

Controle sus datos antes, durante y después de la implantación del ERP

La integridad de los datos a lo largo de todo el proceso de implantación del ERP es primordial. Asegúrese de hacer un seguimiento de sus datos en cada etapa del proceso. Es vital saber que procesos y políticas se pondrán en marcha para garantizar la integridad de los datos que se introducen en el sistema. Y después de que todos esos datos estén en el sistema, es importante hacer un seguimiento de los mismos. 

Es una buena idea, también, archivar sistemáticamente los datos históricos que ya no son relevantes como parte del plan de implementación del ERP.

Considere cómo esta implementación de software afectará a sus procesos actuales

Es importante entender que con la implementación de un ERP, muchos de sus procesos actuales tendrán que cambiar para adaptarse a esta nueva forma de hacer las cosas. Su empresa tendrá que estar dispuesta, a todos los niveles, a adaptar su cultura y sus procesos a las nuevas formas. Esto es mejor que luchar por adaptar el sistema para que coincida con las formas antiguas, lo que incluye incluso cambiar los procesos actuales que funcionan bien. 

Los clientes aconsejan que quienes vayan a utilizar el sistema ERP se impliquen en este proceso desde el principio. Ellos son la mejor fuente de información y retroalimentación.

Generar un calendario realista

Muchos clientes recomiendan abordar la implementación en fases realistas y programadas. Esto asegurará que no está tratando de apresurarse a través del proceso y puede permitir el tiempo suficiente para implementar cada módulo de manera adecuada y eficaz.

Incluya las pruebas y la formación en sus previsiones de calendario

Necesitará paciencia para probar continuamente el sistema una y otra vez a medida que avanza la implantación. Y cuando crea que ha terminado, vuelva a probarlo. Trabajar para conseguir un sistema completamente probado es más importante que cumplir un plazo que no permite realizar pruebas exhaustivas.

Un buen método es probar la documentación periódicamente proporcionando instrucciones a alguien que no sea el principal responsable del nuevo proceso y ver si se puede llevar a cabo. Además de comprobar si las instrucciones funcionan, esto también le proporcionará una copia de seguridad en caso de rotación de empleados.

Asegúrese de que su equipo ejecutivo está en la misma página cuando se trata de la implementación

Una de las cosas más importantes para garantizar el éxito de una implantación es el apoyo a los inevitables cambios que traerá consigo, empezando por el nivel ejecutivo. Tenga en cuenta que el trabajo y el tiempo que requiere la implantación de un sistema ERP va a reducir el ancho de banda organizativo para otros cambios que pueda desear la empresa. Si la dirección da el ejemplo destacando y reforzando regularmente los cambios positivos que esta implantación proporcionará a las empresas, los empleados adoptarán la misma mentalidad.

Incluya a todo su equipo en el proceso de implantación

No sólo es importante involucrar a los directivos, sino que también hay que asegurarse de que los miembros clave del equipo y las partes interesadas participen en todo el proceso.

Ofrezca a sus empleados experiencia práctica y tiempo con el sistema antes de la puesta en marcha, para que la transición del sistema actual al nuevo sea más sencilla

Considere sinceramente si está o no preparado para hacerlo todo

Este tipo de sistema de misión crítica funciona mejor cuando su organización está realmente comprometida con su funcionamiento. Si aborda la implantación con una gran reticencia o intenta adaptar el sistema ERP a la forma de sus antiguos procesos en lugar de al revés, la implantación no tendrá un resultado óptimo.

Asegúrese de que el sistema le llevará al futuro

Debe asegurarse de que establece las prácticas empresariales y los usos del software de forma que le permita ser lo suficientemente flexible como para hacer frente a futuros retos y cambios empresariales. Intente pensar en cómo se imagina su empresa dentro de 10 o 15 años, y en el tipo de cosas que le gustaría hacer. La forma de implementar el sistema ERP elegido debe reflejar una amplia variedad de futuros posibles y ser capaz de escalar con su empresa.

Estos son temas importantes a tener en cuenta cuando se trata del éxito y la estabilidad de su empresa en los próximos años. La implantación de un sistema ERP no es una solución de un día para otro, es una operación seria. 

Al final, un sistema ERP debe ser una solución que crezca y madure a medida que lo hace su empresa o que tenga la capacidad de escalar bajo demanda. Por lo tanto, su socio debe ser capaz de proporcionar la funcionalidad específica del sector, los conocimientos y el apoyo que necesita para que la iniciativa sea lo más fluida y exitosa posible.