Funciones del software CRM y por qué las necesita. Con los cientos de opciones de software de CRM que existen, ¿cómo sabe qué características y funcionalidades debe priorizar en su selección de software? Para una empresa de éxito, no hay nada más esencial que la administración de las relaciones con los clientes. Esta tarea crucial, que requiere mucho tiempo y es tediosa, también es propensa al error humano. Todos hemos sufrido en el lado del cliente, rebotando de representante de ventas a representante de ventas, apretando los dientes a través de preguntas redundantes, ya que la información cae a través de las grietas. Esto puede causar una muy mala primera impresión a un cliente potencial, algo que su empresa no puede permitirse. Por suerte, existe un software para ello.

 

¿Qué es el software CRM?

 

El software de administración de la relación con el cliente (CRM) ayuda a automatizar y administrar el ciclo de vida del cliente para los departamentos de ventas y marketing. El software CRM consolida la información de los clientes en un único repositorio para que los usuarios puedan organizar y administrar mejor las relaciones. Además, automatiza los procesos comunes y proporciona herramientas para supervisar el rendimiento y la productividad.

 

¿Por qué necesito un software CRM?

 

Un buen software de administración de las relaciones con los clientes (CRM) permite a su empresa administrar mejor las interacciones con los clientes, ofrecerles asistencia y mantener las relaciones mediante sistemas y procesos fiables. También integra los procesos organizativos de marketing, ventas y servicio al cliente con funcionalidades y características que pueden servir estratégicamente a las iniciativas clave de todos los departamentos.

 

El software CRM ofrece tres grandes ventajas para su empresa:

 

Fácil acceso a los datos de los clientes. 

 

Los sistemas de administración de las relaciones con los clientes incluyen bases de datos con capacidad de búsqueda que permiten a los usuarios acceder a la información de los clientes y prospectos durante las reuniones. Algunas soluciones permiten a los usuarios sincronizar la información a través de múltiples dispositivos, proporcionando la información más actualizada de los clientes desde cualquier punto de acceso.

 

Agilización de los procesos mediante la automatización. 

 

El software CRM permite a los usuarios estandarizar los flujos de trabajo y los procesos asociados a las ventas, el marketing y la atención al cliente para mejorar la coordinación entre estos equipos.

 

Información práctica sobre el rendimiento empresarial y el comportamiento de los clientes. 

 

Algunos proveedores de software CRM ofrecen funciones de análisis, con las que los usuarios pueden crear cuadros de mando e informes personalizados basados en los datos de los clientes. Estos informes ayudan a segmentar a los clientes, hacer un seguimiento de los ingresos y administrar campañas personalizadas.

 

Para aprovechar estas ventajas, hay que seleccionar una herramienta. Hay cientos de ellas, que varían en características, funcionalidad y precio.

 

Al igual que muchas opciones (en los negocios y en la vida), a la hora de decidir en qué software de CRM invertir, el conocimiento es su mejor amigo. Vamos a desglosar las características principales, comunes y opcionales que encontrará en su búsqueda de software.

 

Características principales, comunes y opcionales de CRM

 

Funciones principales de CRM:

 

¿Qué hace que algo sea una característica principal? Las características principales hacen que un sistema se incluya en la categoría de CRM; estas características deberían ser estándar en todo el software de CRM.

 

Una solución de CRM adecuada ofrecerá las siguientes características principales:

 

Administración de contactos

 

Almacena la información de los contactos, como nombres, direcciones y cuentas de redes sociales, en una base de datos que permite realizar búsquedas.

 

Aunque todo el software de CRM ofrece la funcionalidad de administración de contactos, querrás buscar un diseño y una facilidad de uso que tengan sentido para ti. ¿Cómo están dispuestos los campos? ¿Se siente fácil de usar y está organizado de forma lógica?

 

Seguimiento de las interacciones

 

Añade notas y haz un seguimiento del historial de interacciones para documentar las conversaciones con contactos específicos.

 

Al comparar las soluciones preseleccionadas, piense en cuántas veces cambiará de manos un cliente potencial a medida que se desplaza por su embudo de ventas.

 

Es conveniente elegir un software de CRM que permita la colaboración de todas las partes necesarias.

 

 

Administración de clientes potenciales

 

Administracióne el proceso de conversión de prospectos en clientes potenciales (leads) identificando, puntuando y moviendo los leads a través del pipeline de ventas. Al igual que la función de administración de contactos, la clave aquí es asegurar que el proceso de administración de clientes potenciales en su herramienta de CRM de elección fluye y transita de una manera que tiene sentido para su negocio, y su equipo. Pida a un miembro del equipo de ventas que analice con usted esta función para todos los programas de su lista de selección.

 

Características comunes del CRM

 

¿Qué hace que algo sea una característica común? Las características comunes aparecen en la mayoría de los sistemas del mercado de CRM, pero no en todos. Estas características suelen indicar sistemas más robustos, más que un plan u oferta básica.

 

Las características comunes son el punto en el que empezamos a ver la verdadera diversidad entre las ofertas de software. Eche un vistazo a estas cinco características y decida cuáles son imprescindibles para los objetivos de su empresa:

 

Integración del correo electrónico

 

Se integra con el correo electrónico, como Gmail, Outlook, Yahoo, etc., lo que permite la administración y segmentación de las listas de contactos, así como un eje centralizado para la colaboración cruzada interna.

 

Piense en cómo se comunica principalmente tu equipo. Si no están acostumbrados a colaborar dentro de una aplicación, es posible que quieras priorizar un software de CRM con capacidades de integración de correo electrónico.

 

Administración de documentos

 

Recopile, cargue, almacene y comparta documentos en una ubicación centralizada, facilitando el acceso a la información a todos los implicados.

 

La administración de documentos es una gran característica de CRM si tiene un gran equipo involucrado en su embudo de marketing y ventas. Un centro para la documentación importante puede contribuir en gran medida a garantizar que todos los miembros del equipo estén informados, y promueve una experiencia fluida y coherente para sus clientes.

 

Administración de presupuestos/propuestas, Funciones del software CRM y por qué las necesita

 

Cree y envíe presupuestos o propuestas a los clientes. El grado de prioridad que su empresa dé a esta funcionalidad en particular probablemente se reduzca al tipo de trabajo que realice. Si la naturaleza de sus productos/servicios requiere a menudo un intercambio de contratos y propuestas, entonces centralizar ese proceso en su software de CRM es una característica útil y práctica.

 

Administración de la cartera de pedidos

 

Vea una visión general de todo su pipeline de ventas, así como el estado/progreso de cada etapa individual en el embudo de ventas. Si tiene un embudo de ventas más largo, podría ser una buena idea priorizar esta característica mientras compra un software de CRM. Tener una vista de pájaro de todo el embudo ayudará a evitar que los prospectos se estanquen o caigan en las grietas.

 

Automatización del flujo de trabajo, Funciones del software CRM y por qué las necesita

 

Automatice las tareas repetitivas creando flujos de trabajo que desencadenen acciones o envíen recordatorios de seguimiento para las próximas acciones. La automatización del flujo de trabajo es a menudo una característica del software CRM disponible como una actualización. 

 

Mientras compra el software, considere en qué medida la automatización de las tareas repetitivas dentro del embudo de ventas liberaría a los miembros del equipo para completar tareas más matizadas. ¿Merece la pena el coste adicional?

 

Funciones opcionales de CRM

 

¿Qué hace que algo sea una característica opcional?

 

Las funciones opcionales no son comunes en todos los sistemas CRM y pueden diferenciar ciertas ofertas de software de otras dentro de la categoría o distinguirlas como las más adecuadas para un nicho único.

 

Si una de las siguientes características es imprescindible para su negocio/nicho, ajuste su búsqueda de CRM para centrarse exclusivamente en las herramientas que ofrecen esta funcionalidad

 

 

Informes/análisis, Funciones del software CRM y por qué las necesita

 

Obtenga informes resumidos de rutina sobre las cifras de ventas o el rendimiento de los representantes de ventas (por ejemplo, a diario, semanalmente, mensualmente, etc.).

 

Con la funcionalidad de informes y análisis, se obtiene la capacidad de ejecutar informes basados en factores como la geografía, la etapa del embudo e incluso el miembro individual del equipo de ventas. Este tipo de detalle le permite solucionar eficazmente los problemas a medida que surgen y mantener una comprensión profunda de todo su proceso de ventas.

 

Pronóstico

 

Genere predicciones de las cifras de ventas futuras o de los ingresos previstos basándose en los datos/tendencias pasados y presentes.

 

¿Desea tener la capacidad de utilizar sus datos existentes para hacer predicciones sobre los próximos trimestres e incluso sobre nuevos territorios? La funcionalidad de previsión pone sus datos a trabajar para usted, permitiéndole tomar decisiones objetivas e informadas sobre el futuro de su empresa.

 

Busque características y funcionalidades estratégicas, Funciones del software CRM y por qué las necesita

 

Cada empresa es diferente. Piense en su equipo de ventas y en su proceso de ventas cuando busque un software CRM. Y, de paso, no olvide pensar en cómo se integrará ese software con cualquier software de automatización de marketing, marketing por correo electrónico y marketing en redes sociales que ya utilice.