Regresar a la oficina o seguir trabajando desde casa: lista de verificación para empresas

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En todo el mundo, se han estado levantando poco a poco las restricciones del COVID-19. Por lo tanto, las empresas que solían tener a sus empleados trabajando desde casa ahora tienen que tomar algunas decisiones. Están son sobre si realmente necesitan que sus trabajadores regresen a la oficina o no. Aprende sobre la Lista de verificación para empresas.

 

Abrir nuevamente su oficina será un desafío, eso es seguro. La pandemia está lejos de terminar y deberá tomar algunas medidas para asegurarse de que sus empleados se mantengan saludables. De esta forma los protegerá y hará de su oficina un entorno seguro.

 

Para muchas organizaciones de todo el mundo, no será seguro regresar a la oficina durante bastante tiempo. Pero para otros, puede ser el momento de comenzar a planificar con cautela el regreso a la oficina de al menos algunos empleados.

 

¿Regresar a la oficina o no?

 

La forma de volver a trabajar desde la oficina dependerá de muchos factores. Algunos de estos pueden incluir regulaciones y requisitos gubernamentales que usted deberá cumplir. Además, tendrá que pensar cómo usted hará esto dentro de los límites de su oficina y el tipo de trabajo que realizarán sus empleados.

 

La mejor manera de comenzar podría ser dividiendo el regreso de la oficina en etapas. Por ejemplo, puede tener algunos empleados trabajando desde casa y otros desde la oficina. De esta manera usted reducirá el riesgo de infección al tener un número reducido de personas en su oficina al mismo tiempo.

 

Hay muchas maneras de hacer esto. Usted podría tener, por ejemplo, una lista de diferentes “equipos” que trabajaran durante una semana desde la oficina y una semana desde casa. Por otro lado, tambien puede tener voluntarios que deseen trabajar en la oficina de nuevo todo el tiempo y otros que deseen quedarse en casa.

 

Lecciones aprendidas del regreso de China a la oficina

 

China fue el primer país que pudo salir de las restricciones de COVID-19. Esto se produjo después de que a principios de 2020, las autoridades cerraran la ciudad de Wuhan durante unos meses.

 

Sin embargo, las empresas chinas se dieron cuenta de que no podían volver a la normalidad. Como resultado de las amenazas planteadas por el virus, se dieron cuenta de que tenían que adoptar un enfoque flexible. Esto incluyó el regreso por etapas como mencionamos antes.

 

Algunos otros pasos que tomaron estas empresas chinas incluyen:

 

  • Asegurar que el personal implemente el distanciamiento social en la oficina.
  • Proporcionar alternativas de transporte para que los empleados no tengan que utilizar el transporte público.
  • Implementación de controles de seguridad y salud en la entrada del lugar de trabajo.

 

Dado que aún no existe una cura o vacuna para este virus, sigue siendo una amenaza que puede reaparecer en cualquier momento sin previo aviso. Debido a esto, es importante hacer un plan en caso de que las empresas tengan que volver a pausar sus actividades. En China y otras partes del mundo, algunas empresas reabrieron solo para tener cerrar nuevamente debido a un nuevo brote de COVID-19.

 

Formas de comunicación en la pandemia

 

Por otro lado, las comunicaciones internas también jugaron un papel importante. Las empresas debían mantener informados a sus empleados con todo lo relacionado con el regreso de la oficina. Por lo tanto, esto fue fundamental para el éxito de este proceso. De la misma manera, todo lo que necesita hacer es hablar constantemente con su personal y decirles todo lo que necesitan saber para así facilitarles las cosas.

 

Muchas empresas comenzaron a usar aplicaciones locales populares como DingTalk o WeChat para hablar con sus empleados. Otros simplemente decidieron quedarse con los internos. Esto fue hecho para fomentar el intercambio y la interacción entre ellos. Algunas empresas globales dejaron de utilizar sus canales de comunicación global para sus trabajadores chinos. ¿La razón?  Se dieron cuenta de que no había comparación entre ellos y las aplicaciones locales que más les gustaban a los trabajadores.

 

La comunicación con los empleados debe ser clara, coherente y transparente. Recuerde incluir también comentarios bidireccionales. Para ello, puede crear una  encuesta para sus empleados sobre el regreso a la oficina. De esta manera, usted podrá comprender cualquier inquietud que tengan sus trabajadores de primera línea y solucionarlas.

 

Lista de verificación para empresas. Cómo otras empresas están volviendo a la oficina

 

Este es un asunto que ha preocupado a millones de empresas en todo el mundo. Debido a esto, están haciendo todo lo posible para asegurarse de contar con los protocolos y medidas adecuados. Tenga en cuenta que todo esto requerirá realizar algunos cambios en el comportamiento de los empleados.

 

El banco de inversión global, Citigroup, por ejemplo, reinició sus actividades en sus oficinas de Nueva York en junio. Sin embargo, solo una pequeña parte de su fuerza laboral regresó (alrededor del 5%). Por lo tanto, buscaron voluntarios entre los empleados que tenían roles que no adaptables al trabajo desde casa. Como resultado, estos empleados fueron de los primeros en regresar a la oficina.

 

Actualmente, la compañía les muestra videos sobre las nuevas reglas a seguir una vez que regresen a las oficinas. Estas incluyen cómo deben ingresar al edificio y el protocolo para el uso de los baños. Además, ahora hay menos sillas en espacios como salas de conferencias. También empezaron a usar el plexiglás para separar escritorios.

 

Otra empresa de Nueva York, Silverstein Properties, también ha devuelto a sus empleados a la oficina. Para ello, dividieron a sus empleados en tres grupos. Cada grupo de empleados debe ir a la oficina durante dos días. Luego, estos deberán trabajar desde casa durante cuatro días. La empresa también ha sido otra más en instalar pantallas de plexiglás en sus escritorios. Además, ahora colocan películas antimicrobianas en las superficies de las áreas comunes donde las personas tocan mucho.

 

Innatos - persona con tapabocas

 

Lista de verificación para regresar al edificio de oficinas después de COVID

 

Ya sea que decida mantener a sus empleados trabajando desde casa o hacer que regresen a la oficina, debe saber que esta es una gran decisión. Esto, también requerirá mucha planificación, así como considerar todos los factores posibles.

 

Lista de verificación para empresas. Lineamientos legales

 

  • Determina si es seguro volver a abrir o no. ¿La comunidad en la que trabaja requiere un refugio permanente u otras restricciones? Si la respuesta es afirmativa, la reapertura podría tener consecuencias legales a pesar de estas órdenes.
  • Averigüe qué requisitos gubernamentales existen y haga un plan para cumplirlos. ¿Alguna orden del gobierno limitará la forma en que desea reabrir?

Consideraciones operacionales

 

  • Mire lo efectivo que ha sido trabajar desde casa para tu empresa. ¿Es esta una opción exitosa o problemática?
  • ¿Ha disminuido la productividad durante el trabajo desde el hogar?
  • ¿Hay funciones o tareas que no se pueden realizar desde casa?
  • ¿Ha fallado su tecnología con frecuencia?
  • Averigüe qué empleados deben regresar a la oficina primero y cuándo.
  • Prepare a los gerentes para que puedan hacer la transición de los miembros de su equipo al lugar de trabajo. Para ello, debe brindarles las herramientas que les ayudarán a manejar la situación.
  • Consulte con los empleados y sus representantes sobre sus preferencias e inquietudes.

Lista de verificación para empresas. Arreglos del lugar de trabajo

 

  • ¿Puede implementar medidas para proteger a los empleados en una categoría de mayor riesgo?
  • ¿Ha implementado protocolos mejorados de limpieza y desinfección?
  • Mire el diseño de su lugar de trabajo y considere qué cambios se necesitarán hacer para aplicar el distanciamiento social. 
  • Cancele todos los viajes de negocios que no sean esenciales.
  • Asegure distancias apropiadas entre asientos / escritorios.
  • Proporcione barreras.
  • Coloque marcadores visuales en el suelo.
  • Desarrolle protocolos de ascensores para evitar el amontonamiento.
  • Proporcione desinfectantes, mascarillas y otros PPE.
  • Fomente la etiqueta al toser y estornudar.
  • Cree horarios de apertura y cierre por etapas.
  • Restricciones en algunos espacios compartidos o instalaciones compartidas.
  • Determine cómo los empleados pueden ir y volver del trabajo de manera segura. Si utilizan el transporte público, ¿pondrán en riesgo a sus compañeros?

Actualizar políticas y procedimientos

 

  • Cree y comparta materiales de capacitación sobre procedimientos de seguridad relacionados con el regreso al edificio.
  • Cree protocolos para los empleados enfermos. Esto significa que cualquier persona con síntomas debe quedarse en casa.
  • Cree protocolos para cualquier persona que haya estado en contacto cercano con alguien que tenga COVID-19. Por lo tanto, hágales saber que deben aislarse durante un período de tiempo específico.
  • Implemente controles de salud para los empleados.
  • Establezca protocolos en caso de que un empleado de positivo por COVID-19.
  • Tenga políticas claras sobre enfermedades y como reportarlas a Recursos Humanos.
  • Desarrolle un plan de comunicaciones de emergencia y revise los canales de comunicación.
  • Desarrolle mensajes y recursos de comunicaciones internas regulares y relacionadas con COVID.

 

***

 

Lista de verificación para empresas. Hacer que los empleados regresen a la oficina después de la pandemia de coronavirus no es fácil ni sencillo. Muchos de estos cambios pueden permanecer con nosotros durante mucho tiempo. Por lo tanto, estar preparado para cualquier problema que pueda surgir le ayudara a enfrentarlos. Recuerde que usted debe comprometerse a tener una comunicación abierta con su personal. Todo esto puede garantizar su éxito y la salud de sus empleados.

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