6 mejores prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts

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Muchas empresas están luchando por mantener a sus empleados comprometidos e informados durante la pandemia de COVID-19. Esto se debe a que la situación ha creado varios desafíos que deben superar. Aprenda las 6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts.

 

Dado que muchos empleados tienen que trabajar desde sus casas, se vieron en la situación en donde ya no cuentan con sus sistemas de apoyo y formas de comunicación habituales. Por lo tanto, esto puede perjudicar los resultados empresariales.

 

Ahora estamos en un momento en el que los empleados están estresados, ansiosos y temerosos. Debido a esto, la falta de información solo puede empeorar las cosas. Asimismo, esto puede permitir que surjan rumores, lo cual puede generar confusión y desinformación. E incluso si su organización está tratando de mantener actualizados a sus empleados, considere cómo lo está haciendo. El uso de herramientas de comunicación antiguas, como los correos electrónicos, pueden dejar fuera cierta información importante. Por lo tanto, sus empleados podrían no verla o simplemente ignorarla.

 

Si no tiene un método confiable para obtener las opiniones de sus empleados, puede ser difícil tomar medidas. Asimismo, puede resultar muy difícil comprender si hay algún problema que deba abordarse.

 

Comunicaciones internas: las mejores prácticas durante COVID-19

 

No importa si todo su personal trabaja desde casa o si algunos de ellos trabajan en la empresa. Usted debe comunicarse de manera regular y eficaz con su gente.

 

Asimismo, la información y la forma en como la comparte son igualmente importantes durante estos momentos. Existe una amplia gama de información con la que sus empleados deben estar actualizados. Esto puede ir desde actualizaciones de la empresa hasta temas específicos sobre la pandemia, como medidas de seguridad y protocolos de trabajo desde el hogar. Por lo tanto, esto puede permitirle asegurarse de que todos puedan seguir trabajando como parte del equipo.

 

Puede resolver algunos de los problemas de comunicación más comunes mediante DeskAlerts. Esta es una solución de software de comunicaciones internas. Además, es una herramienta que muchas empresas de diferentes industrias utilizan para mantener actualizados a sus empleados. Así, para demostrarlo, le mostraremos algunos de los estudios que hicimos al respecto.

 

Establecer una ‘única fuente de verdad’

 

Problema

 

Cuando no hay una buena comunicación en tiempos de crisis, pueden surgir rumores, especulaciones e información incorrecta. Y una vez que entran en la mente de las personas, puede resultar muy difícil reparar el daño.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Debe ser abierto y honesto con sus empleados. Del mismo modo, debe asegurarse que no tengan que esperar demasiado por la información. De lo contrario, comenzarán a adivinar o hacer suposiciones que no deberían. Para evitar esto, puede enviarles actualizaciones periódicas para mantenerlos actualizados.

 

Asimismo, recuerde que no solo necesita compartir información sobre la empresa sino también sobre la situación actual. Por lo tanto, debe compartir información de fuentes confiables como la OMS o las autoridades locales. Puede hacer esto usando comunicaciones internas para COVID.

 

Otra cosa que debe recordar es usar canales de comunicación interna que sean lo suficientemente confiables para llegar a sus empleados sin importar dónde se encuentren o qué estén usando.

 

Herramientas para usar

 

Cuando usa DeskAlerts para comunicarse con los empleados, usted puede enviar mensajes de manera rápida y fácilmente, sabiendo que provienen de una fuente confiable. También puede estar seguro de que sus empleados han visto los mensajes. Además, puede enviar mensajes de diversas formas e incluir enlaces HTML a otra información, como documentos de políticas. Incluso puede enviar mensajes de video.

 

Para establecer una ‘fuente única de la verdad’, utilice ventanas emergentes, salvapantallas, fondos de pantalla y tickers de desplazamiento todos juntos.

 

Usamos DeskAlerts como una ‘fuente de verdad’ para nuestros empleados y para enviarles actualizaciones e información sobre la situación de COVID-19”.

 

(Salud, Australia)

 

Envíe reglas, consejos y recordatorios para mantener saludables a los empleados

 

Problema

 

Debe mantener la salud y la seguridad de sus empleados dentro y fuera de la oficina. Para ello, hay que implementar las medidas que la Organización Mundial de la Salud recomienda en sus directrices.

 

Algunos de estas son mantener una buena higiene, el distanciamiento social, limpieza y el uso de máscaras/cubiertas faciales. Por lo tanto, si no aplica estas medidas, el virus podría propagarse en su lugar de trabajo e infectar a muchos empleados.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Cada empresa debe tener su propio conjunto de políticas y directrices. Estas permitirán a los empleados saber qué pasos deben tomar para mantenerse seguros y saludables mientras trabajan, ya sea desde casa o en la empresa.

 

Las mejores prácticas de comunicaciones corporativas de COVID establecen que esta información debe comunicarse al personal con regularidad para que recuerden lo que deben hacer.

 

Herramientas para usar

 

Con DeskAlerts puede crear campañas sobre COVID-19 enviando mensajes en una variedad de formatos. Esto puede ayudar a recordar a los empleados lo que deben hacer. Asimismo, el uso de imágenes agradables en forma de protectores de pantalla, fondos de pantalla y pantallas de bloqueo puede reforzar sus reglas de higiene.

 

Un caso de estudio de un empleado de COVID del cliente: “Usamos DeskAlerts para enviar recordatorios a nuestros empleados para que se laven las manos, mantengan el distanciamiento social, etc.”

 

(Industria manufacturera, Francia)

 

Comunicar problemas de TI y ciberseguridad

 

Problema

 

Los problemas de TI pueden aparecer en cualquier momento, con poca o ninguna advertencia. En otras ocasiones, puede planificar el mantenimiento y las actualizaciones.

 

Cuando esto sucede, su mesa de ayuda de TI podría verse abrumada por muchas personas que llaman y solicitan la misma información. Por lo tanto, esto puede afectar la productividad del equipo.

 

Los problemas de ciberseguridad también son una gran amenaza para cualquier organización. Son incluso más peligrosos cuando la gente trabaja desde casa. Esto podría deberse a que no utilizan una VPN o una red segura para acceder a los sistemas de su empresa.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Mantener a los empleados informados sobre cualquier interrupción, tanto planificada como no planificada, así como sobre cualquier amenaza de ciberseguridad emergente es importante para el buen funcionamiento de su empresa.

 

Herramientas para usar

 

Puede utilizar DeskAlerts para notificar estos problemas a los empleados mediante notificaciones emergentes. También puede configurar estas notificaciones por adelantado. Esto permitirá que sus empleados sepan cuándo se llevaran a cabo las acciones de mantenimiento. 

 

Otras funciones incluyen pantallas de bloqueo para cuando hay una amenaza. Además, también puede enviar recordatorios a sus empleados sobre los protocolos de ciberseguridad de su empresa. Puede hacerlo utilizando protectores de pantalla o fondos de pantalla corporativos. Estos pueden resultar muy útiles ya que sus empleados los ven todos los días. Por lo tanto, no los olvidarán.

 

“Normalmente utilizamos DeskAlerts para informar a los empleados sobre interrupciones críticas del servicio para mantenimiento de emergencia donde se requiere la acción de los usuarios. Lo hemos estado usando durante la situación de COVID-19 para encuestar a nuestros empleados sobre si tenían el equipo necesario para trabajar desde casa”.

 

(Banco internacional, Suiza)

 

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Mantenga informados a los empleados remotos

 

Problema

 

Dado que muchos empleados trabajan desde casa y, por lo tanto, no están rodeados de compañeros de trabajo y gerentes, pueden aislarse.

 

Esta desconexión con la empresa puede resultar en una baja en la productividad. Esto se debe a que los empleados no tienen claro cuál es la mejor manera de gestionar el trabajo desde casa ni tampoco las prioridades de la empresa.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Puede resolver este problema asegurándose de tener un buen sistema de comunicaciones y un buen equipo. Por lo tanto, estos pueden permitirle crear una comunicación efectiva entre usted y sus empleados. Algunos de estos sistemas o herramientas pueden ser videoconferencias, mensajería instantánea y plataformas para compartir en equipo. Estas son geniales para vencer los obstáculos que nos ha dado COVID.

 

Asimismo, debe mantener una buena comunicación entre la gerencia y sus empleados. Sin embargo, ellos no son los únicos que necesitan mantenerse en contacto. Por ejemplo, RRHH, TI, instalaciones, seguridad, comunicaciones, nómina, entre otros, necesitan mantenerse en contacto con los empleados. Para ello, necesitan una herramienta fácil de usar que pueda enviar mensajes rápidamente si resulta necesario.

 

Herramientas para usar

 

Puedes enviar DeskAlerts en tiempo real a todos los empleados o audiencias personalizadas. Asimismo, las notificaciones se pueden enviar directamente al escritorio del empleado. No importa qué dispositivo usen. Puede ser una computadora con Windows o Mac, o un teléfono o tableta Apple o Android y seguirán funcionando.

 

Para mantener informados a los empleados remotos, utilice la solución en la nube DeskAlerts. Las herramientas como una aplicación móvil, SMS y ventanas emergentes serán especialmente útiles.

 

Uno de nuestros clientes dice que utilizaron el sistema para comunicaciones internas de RR.HH. durante COVID-19: “La mitad de nuestro trabajo en equipo en el campo y tenemos dos oficinas remotas. DeskAlerts es una excelente manera de alertar a todos sobre la misma información y podemos comunicarnos con ellos en todos los dispositivos al mismo tiempo.

 

(Sector sin fines de lucro, Canadá)

 

Informar sobre nuevas políticas y recibir confirmación del reconocimiento

 

Problema

 

Durante este tiempo de grandes cambios y turbulencias, las empresas deben reconstruir varias políticas internas o implementar muchas nuevas.

 

Esto podría incluir desde los protocolos de trabajo desde el hogar, la salud y la seguridad hasta la creación de una política sobre el uso de máscaras. Estas empresas Incluso podrían enviar una carta para dar la bienvenida a todos los empleados a la oficina después de un período de trabajo desde casa. De la misma manera, esta carta podría describir lo que se debe hacer para mantener la seguridad en el trabajo.

 

Con tanta información sobre COVID-19 y sus efectos en el negocio, puede ser difícil para los empleados saber qué está pasando o incluso dónde buscar la información.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Mediante el uso de DeskAlerts, puede enviar notificaciones de alerta con enlaces a las nuevas políticas y protocolos. Asimismo, con esta herramienta, puede estar seguro de que sus empleados han leído esta importante información.

 

Dado que mucho de esto tiene que ver con la salud y la seguridad, es su deber como empleador asegurarse de que esta información les llegue a sus empleados. Por lo tanto, DeskAlerts es excelente para esto, ya que le permite a la administración saber quién ha leído o no la información.

 

Herramientas para usar

 

Envíe tickers de escritorio para recordarles a sus empleados las nuevas reglas y póngalos a prueba para verificar sus conocimientos.

 

“Utilizamos DeskAlerts para notificar a nuestra gente en diferentes plataformas, como dispositivos móviles y de escritorio, sobre actualizaciones urgentes, cambios de políticas, emergencias, etc., o para dirigirnos a personas específicas con fines de capacitación”.

 

(Industria de la construcción, EE. UU.)

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Encuestas

 

Problema

 

Puede ser difícil impulsar el compromiso de su empleado durante circunstancias normales, por lo tanto, usted se puede imaginar que esto puede ser aún más difícil durante estos momentos. Esto se debe a que ahora trabajan desde sus hogares y están aislados. Por lo tanto, están fuera de su alcance.

 

6 prácticas de comunicación interna durante COVID-19 con DeskAlerts, Solución

 

Una de las mejores formas de mejorar el compromiso es averiguar qué piensan los empleados sobre las cosas que están sucediendo en la empresa y luego implementar las soluciones adecuadas si es necesario.

 

¿Cómo sabe lo que está sucediendo realmente y cómo se sienten los empleados sin preguntarles? Fácil, usted puede realizar encuestas en las que puede averiguar fácilmente cuál es el “estado de ánimo” de la organización.

 

Herramientas para usar

 

DeskAlerts le permite encuestar a su empleado de forma rápida y sencilla. También puede permitirle ver los resultados en tiempo real. De esta manera, puede comenzar a realizar los cambios que necesite realizar.

 

“Encuestamos a nuestro personal para determinar si tienen las condiciones de trabajo adecuadas, incluido el acceso remoto adecuado a los sistemas de la empresa, el software para reuniones y el equipo de protección personal”.

 

(Organización minorista, África)

 

***

 

Como puede ver, el uso de DeskAlerts en su organización tiene muchos beneficios. Tanto durante la pandemia de COVID-19 como después. Puede ayudarlo a mejorar las comunicaciones internas y, por lo tanto, a mantener informados a sus empleados.

 

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