Cómo brindar a los clientes actualizaciones sobre los servicios de TI. En algún momento, incluso los sistemas mejor mantenidos deben desconectarse. ¡A menudo para mantenimiento y actualizaciones!

Pero ocurren circunstancias imprevistas que también pueden hacer que sus sistemas se caigan. Por ejemplo, los proveedores de servicios de Internet pueden sufrir cortes que afecten su acceso a Internet. Como resultado, esto afecta partes de sus sistemas. Por otro lado, los cortes de energía también suceden. Incluso problemas como el phishing, la piratería y los virus pueden paralizar sus sistemas durante un período de tiempo significativo.

Cuando sus sistemas fallan, sin importar el por qué, usted debe notificar a sus clientes. Esto ayudará a aliviar sus preocupaciones acerca del sistema fuera de servicio. También ayudará a su departamento a mantener una buena reputación dentro de la empresa.

De hecho, los estudios muestran que si se recupera bien de una interrupción, puede lograr índices de satisfacción más altos. ¡Estos incluso pueden ser mejores que si nunca hubiera experimentado fallas!

La importancia de mantener informados a sus clientes

Cuando tiene algún tipo de interrupción de los sistemas de TI, debe comunicarse con sus clientes de inmediato. Hágales saber exactamente cuál es el problema, cómo les afectará (si es que les afectará) y qué se está haciendo para solucionarlo, y el tiempo estimado de restauración. También debe informarles si hay algo que deban hacer, por ejemplo, guardar su trabajo y salir de ciertos programas.

Si la situación cambia, debe informarles lo antes posible. De esta forma sabrán que ha habido un cambio. Por ejemplo, si va a tomar más tiempo solucionar dicho problema. Una vez que sus clientes sepan esto, tomarán medidas para seguir trabajando a pesar de la situación. Por ejemplo, pueden comenzar a trabajar desde casa o hacer otra tarea que no necesite el uso de los sistemas afectados.

Su comunicación debe ser tan precisa como oportuna. No olvide que también debe quedar claro. Por lo tanto, evite utilizar jerga o palabras demasiado complejas. Recuerde, no todos en su empresa son expertos en TI.

Herramientas de comunicación interna para mantener actualizados a sus clientes

Ahora, sus clientes deben recibir sus mensajes. Para garantizar esto, debe tener en cuenta una variedad de canales de comunicación interna.

Estos incluyen:

• Correos electrónicos
• Tu sitio de intranet
• Actualizaciones en fuentes sociales corporativas como Teams, Yammer, SharePoint y Facebook para empresas.
• Mensajes telefónicos pregrabados cuando las personas llaman a la mesa de ayuda y dicen cuál es el problema
• DeskAlerts. Esta herramienta envía notificaciones emergentes a las pantallas de las computadoras de los empleados. Por lo tanto, les hará saber cuál es el problema y al mismo tiempo eliminara la presión sobre el personal de la mesa de ayuda.

Otro aspecto clave de su comunicación debe ser mostrar empatía. Para ello, debe reconocer cuál podría ser el impacto potencial de la interrupción en los clientes que dependen de los sistemas. Por lo tanto, no culpe, asuma la responsabilidad y no prometa nada que no pueda cumplir. De lo contrario, podría destruir su confianza en usted.

Prepárese para las interrupciones y tenga algunas plantillas listas para comenzar. En este caso, DeskAlerts es una buena opción ya que le permite crearlas. Cómo brindar a los clientes actualizaciones sobre los servicios de TI. Después de esto, todo lo que tiene que hacer es llenarlas con el contenido relevante durante un incidente real.